飲食店で食材などの仕入れ業務を、過去の主流派は電話やFAXでしたが、現在はWeb上で完結する受発注システムを利用している店舗も増えてきました。Web上で完結する発注システムは、日々の作業時間を短縮し、FAXや電話注文では把握が難しかった原価計算を容易にし、キャッシュフローの素早い把握から利益アップの対策を打つことも可能です。
現在はスマホやタブレットなどのモバイル（携帯端末）に対応したものや、POSや会計ソフトと自動連動するもの、クラウド型で安価なものなどさまざまなシステム・サービスが登場し、中小規模の飲食店でも導入しやすくなっています。
今回は、飲食店の業務負担を軽減する『Web受発注システム』を導入するメリット・デメリットについて解説していきます。
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目次
受発注システムとは？
受発注システムとは、飲食業界の場合、従来は飲食店が電話、メール、FAXで食材の仕入れを行っていた発注作業を、システム上で発注することで入力作業を効率するとともに、請求時の仕入れ金額の確認や棚卸等の管理業務等の効率化も実現するシステムです。
受注側の、食品卸等の企業も同じシステムを利用することで、紙や電話などでの受注伝票処理の手間がなくなり、双方で同じ情報を共有できるようになります。さらには、納品書や請求書もシステム上でやり取りできるようになるため、ペーパーレス化や伝票の紛失リスク軽減にもつながります。
単に紙からシステムに置き換わるだけでなく、便利になることで決算の早期化や接客時間の増加による売り上げアップといった効果までも期待されている、注目のサービスです。特長として、自社だけでなく取引先と一緒に利用する、という点が挙げられるため、双方にとって使いやすいサービスを選ぶべきで、うまく利用することで受注側、発注側のどちらにも大きなメリットが見込まれます。
受発注システムで出来る事とは？
ここからは、受発注システムの導入でできることを紹介します。主にできる事は以下になります。
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・発注作業
・在庫・棚卸管理
・支払い管理
・メニューの管理
では、それぞれについて説明していきます。
発注作業
取引をしている食品卸会社等へ発注する際に、電話やFAXではなく、受発注システムから発注できるようになります。複数の業者と取引している場合でも、受発注システムで一元管理してくれるので、受発注システム操作だけで全てのやり取りが可能になります。
また、受発注システムによっては、発注履歴から再発注できます。そのため、発注頻度が多い商品であれば、より簡単になります。
在庫・棚卸管理
在庫管理や棚卸も受発注システム上でできます。在庫の変動が激しい飲食店ではアナログで管理するのは非常に大変が、システムで管理できれば、発注内容を在庫に反映できるので、在庫管理が非常に簡単になります。棚卸の際にもシステムがデータを作ってくれるので、今までよりも楽に行うことが出来ます。
支払い管理
受発注システムでの発注によって、自動で取引データが作成されます。そのデータを基に支払いの管理ができます。また、複数店舗の運営をしている場合、店舗ごとの発注管理もシステムによって一元管理ができます。
メニューの管理
メニュー管理機能によって、各レシピの原価や原価率が自動で算出されます。それによってレシピごとのコストコントロールが可能です。また、レシピごとに様々な情報を管理できます。
飲食店が受発注システムを導入するメリット・デメリット
受発注システムを飲食店が活用すると、普段の業務がかなり楽になります。そこで、飲食店が受発注システムを導入するメリット・デメリットを説明していきます。
受発注システムを導入するメリット
仕入れの金額・内容がリアルタイムで分かる
システム上で一括管理されるため、発注書や納品書の照合の必要なく、発注の数量と金額をリアルタイムで把握することができます。棚卸表が自動で作成され、正確なキャッシュフローの把握にも役立ちます。
業務の省力化に繋がる
発注作業、在庫管理、棚卸、支払い管理などなど、受発注システムによって様々な業務の手間の省力化を実現できます。省力化して、人件費の削減が実現できてコストカットに繋がり、現場スタッフの心に余裕が生まれてサービスの質向上にも繋がりますよ。
複数の業者へ一括発注できる
受発注システムによって複数の業者にもスムーズに発注できます。従来の手順だと一つ一つの業者に電話やFAXを流して行っていたと思います。しかし、受発注システムによって、複数の業者への発注作業も一つの端末で完結できるので、省力化されるのです。
人為ミスの削減
電話やFAX、メールでの受注業務は、聞き間違いや転記ミスなど属人的なミスが発生しがちですが、受発注システムを導入することでこれらの人為ミスを削減することができます。
コスト削減になる
受発注システムを上手く活用すれば、コストを削減できます。機能の一つにある在庫・棚卸機能、こちらを活用すれば無駄な在庫はあるか、一目で分かるようになります。余計な在庫が把握でき発注量を減らせるので、コストの削減になります。
受発注システムを導入した際のデメリット
受発注システムは店舗経営のサポートをしてくれる素晴らしいシステムですが、デメリットを割り切ったうえで、導入を検討してください。
システム導入に費用が掛かる
まず、システムを導入する場合には費用が掛かってきます。機能が豊富なシステムであれば、初期費用だけで100万円以上かかる場合もあります。とはいえ、簡素なシステムであれば初期費用0円、月額1万円くらいで利用可能です。そのため、システムを導入した時にコストをいくら削減できるのか、試算してみた上で決めるようにしましょう。
逆に手間が増える場合もある
取引先を多く抱えている場合は、わざわざ導入したくないといって従来の電話やFAXでの発注方法を続けるところも多いかもしれません。その場合は、導入したところで、自社内と、一緒に使ってくれる一部の取引先とのやり取りのみが楽になるだけで、期待したほどの効果が得られない場合があります。
取引先にPC環境が必要
また、受発注システムを利用する場合、取引先にもPCを利用できる環境が必要です。基本的に受発注システムは発注側・受注側ともPCを利用してやり取りをします。そのため、取引先のPC環境が受発注システムに適さない場合、そのシステムを利用できないという事態が発生します。
おすすめの受発注システム3選
おすすめの受発注システムを3つご紹介します。
シンクロ・フード（ReceiveOrders）
飲食店に特化した受注システム。同社の食材発注ツールPlaceOrdersで発注された情報を受注データとして受け取り、Web上で受注情報を確認できるようになる。機能を最低限に絞ったシンプルな使いやすさや、CSVデータによる基幹システムなどとの連携のしやすさなども強みです。飲食店へ発注ツールの利用を促す導入支援にも力を入れています。
インフォマート（BtoBプラットフォーム受発注）
東証１部上場の株式会社インフォマートが提供するシェアNo.1の受発注システムです。利用企業数は4万社以上で、実績の高さから、カスタマイズすればほぼすべての企業の要件を満たせる製品と見て良いでしょう。
アクロスソリューションズ（MOS）
スマホ、iPad、タブレットPCでの受注・発注に対応したWeb受発注システムです。カスタマイズ対応でモバイル端末での使いやすさにこだわった画面作りが特長です。発注パターンを学習、アルゴリズム化し、発注頻度が高い商品を上位表示できる機能や、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末でJANコードを読み取り発注する機能もあり、受注側向けのサービスだが、発注側の使いやすさにこだわり、発注側が導入してくれるような工夫を凝らした作りになっています。
まとめ
飲食店においても今後FAXや電話での受発注が減り、受発注システムが主流になってくることが想定されます。本来の業務に集中できる環境をイメージし、まずはサービスを探してみましょう。
