承認業務を進めるために必要なのが「稟議書」です。作成にも承認が下りるまでにも時間がかかるため、初めて作成する方は戸惑うことも多いのではないでしょうか。
今回は、「稟議書」の書くポイントや必要項目について解説していきます。
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目次
そもそも稟議書とは？
稟議書とは、物品購入や契約締結などの承認を得るために作成する書類のことです。稟議書が承認されることで、承認された業務を進めることができます。稟議書を作成する内容は、会社によって異なります。
稟議書は、作成者から承認者へ承認を求める書類のため、どの役職の人まで承認される必要があるのかは権限規定などで定められています。複数人の承認を得る必要がある場合が多いため、承認を得るまでに時間がかかることが多いです。そのため、業務にスピード感を求める海外では、あまり利用されていない手続き方法です。
「稟議」と「決裁」の違いとは？
複数の決裁者（管理職）に渡って「決裁」を得ることが「稟議」なのですが、これは企業によって言葉の使い分けがあることもあります。
例えば、1部門で決裁が完了するものは「決裁」、複数部門の承認が必要な場合を「稟議」と呼んでいたり、金額によって部門決済の上限までは「決裁書」、それを超えて役員決裁が必要な場合を「稟議」と呼んでいたりなどです。
いずれにしても、稟議は複数部門であったり、所属長以上の人が見たりするものになります。
稟議書に必要な項目
以下で稟議書に必要な項目について説明します。
件名
まずは何について申請するのかを書くことが必要です。件名は最初に目が付く場所であるため、短くわかりやすく具体的にすることが求められます。承認してほしい稟議が後回しされないような件名を付けましょう。
概要
何について書かれた稟議書なのかわかるように、件名よりも詳しくまとめます。件名がタイトルなら、概要は要約をイメージすればわかりやすいかもしれません。
承認してほしい内容
承認してほしい内容を書くことを忘れてはいけません。承認者が何を判断すればよいのかをストレスなく理解するために必要な項目です。
特に以下の内容は具体的に記載しましょう。
・対象物
・金額
・数量
承認してほしい内容が明確になっていれば、スムーズな承認フローになるでしょう。
申請目的・理由
申請の目的や理由を書くことも重要です。何のために申請するのかを記すことで、申請の意図が相手に伝わりやすくなります。承認者にもこの稟議には承認が必要だと思わせるように書くことが必要です。
稟議書を書く時のポイント
ここからは稟議書を書く際のポイントについて説明していきます。
誤字脱字・情報の誤りは厳禁
誤字脱字・情報の誤りはないように注意を払いましょう。これがあるだけで、修正や差し戻しなどの手間と時間が発生します。事前に複数回確認して、誤字脱字や情報の誤りを防ぎましょう。
簡潔明瞭にする
なるべく短文で簡潔にまとめるようにしましょう。詳しく説明しようとすると、どうしても長くなってしまうことがあります。しかし短い時間の中で相手に理解してもらうためには、わかりやすさが欠かせません。また箇条書きやナンバリングなどを駆使して、見やすさにも配慮しましょう。
専門用語を頻出させない
稟議書を書く場合、専門用語を使わないように心がけることが大切です。現場にとっては馴染みのある言葉であっても、承認者・経営層には通じないこともあります。専門用語を使用する場合は、簡単な注釈を付けることを推奨します。なるべく平易な言葉を使ったり置き換えたりすることで、読みやすさを求めましょう。
費用を明確にする
会社組織では期首に当期の予算が定められています。なかには、予算に組み込まれていれば稟議を要しないとする会社もあると思います。稟議を申請して通す案件は予定外の支出のため、金額によっては会社の資金繰りに影響します。そのため、価格表や見積書を添付して決裁者に費用を示しましょう。
時期
稟議書には時期も記入しましょう。費用面の調整も必要なため、稟議を決裁した場合に費用がいつ頃支出するかを示します。物品の購入であれば購入予定日を記載します。金額の根拠となる見積書にも見積有効期間が記載されているのが一般的です。仕入先の見積書提出から1年後に購入するのであれば再度見積書をとることになります。
時期は、採用であれば入社予定日を、退職であれば退職予定日を記載します。物品の購入や受注など決済後の動き次第という場合は「決済後速やかに」や「決済後遅滞なく」などと記載します。稟議書は決裁する承認権限者や合議部をいかに説得できるかがカギです。必要最低限の記載事項が羅列してあるだけでは不十分です。エビデンスを示して、言葉で説明する以上に細かな内容を記載して作成しましょう。
稟議書を作成するメリット・デメリット
稟議書を作成するメリット・デメリットについて説明していきます。
稟議書を作成するメリット
稟議書は手間がかかるというイメージがありますが、稟議書を作成することがメリットとなることもあります。
会議を開く手間がかからない
稟議書を作成することで、会議を開く手間がかからないというメリットがあります。稟議書を作成する目的には、高額物品の購入や、大きな取引の締結などが考えられます。
通常であれば、経営者や役職者から承認を得るため、会議を開いてプレゼンテーションなどをおこない、物品の購入や取引の締結を認めてもらう必要があります。しかし、会議でおこなうプレゼンテーションの代わりに稟議書を用いることで、会議を開くためのスケジュール調整などの手間をかけずに承認を求めることができます。
情報共有され問題点発掘につながる
稟議書は情報共有の目的も担っています。稟議書を作成し回覧することは、おこないたい業務内容や締結したい契約の共有に加えて、問題点の発掘にもつながることがあります。
担当者が見落としていた問題を、稟議書を確認した上司や役職者が発見することができます。稟議書を作成することで、問題点発掘にもつながり、企業が被る損失やデメリットを未然に防ぐことができるというメリットがあります。
承認されれば迅速に業務に取り組める
稟議書が承認されれば、迅速に業務に取り組むことが可能です。稟議書は、物品の購入や契約の締結など、要望を実現するために複数人の承認が必要です。すなわち、稟議書の承認を得られなければ要望を実現することは不可能ということです。
しかし、稟議書が承認された場合、迅速に業務に取り組むことができるというメリットがあります。また、稟議書は、業務をおこなってもいいという承認を受けた証拠にもなります。上司からなぜその業務を実行したのか聞かれた場合には、稟議書を見せることで納得してもらいやすくなるというメリットもあります。
稟議書を作成するデメリット
稟議書にはメリットもありますが、デメリットもあります。
承認されるまでに時間がかかる
稟議書が承認されるまでに、時間がかかるケースがあります。稟議書は、複数人の承認が必要な書類のため、決裁権限をもつ一人だけに承認を求めるのではなく、直属の上司、所属部署の課長、部長、さらには経営者の承認が必要なケースもあります。
承認者が同じスケジュールで業務をおこなっているわけでもなく、同じ部屋で仕事をしている可能性も低いため、承認されるまでに時間がかかるというデメリットがあります。
問題発生時に責任を問いづらい
稟議書は、複数人の承認が必要な書類です。そのため、稟議書で承認した事柄に関する問題が発生したときに、責任の所在が分かりづらいというデメリットがあります。
稟議書は、作成したのは担当者ひとりでも、承認したのは上司や役職者など複数人です。問題が発生した事柄に関わった人物がひとりの場合は、責任の所在も明らかですが、稟議書のように複数人関わっている場合は、責任の所在が明確になりづらいでしょう。
稟議書の保管期間
企業で扱うさまざまな書類には、保存年限が定められています。例えば、人事・労務部で扱う雇用保険に関する書類の保管期間は2年保存。株主総会議事録は10年が保存期限です。
実は、稟議書には期限が定められていません。ただし、定款や株主名簿、登記済証などと同じく重要な書類のひとつであるため、永久保存が望ましいとされています。
稟議書決済後の取り消しや内容変更はどうするのか？
稟議書は上長に直接説明する手間をはぶける反面、稟議内容に変更が生じた場合は、再稟議や内容修正の稟議を起こさなければなりません。
例えば採用の稟議で決済を得ていても、稟議の入社日予定日が変更になれば「入社日変更」の稟議書を作成しなければならないのです。物品購入でも100万円で決済を得ていたものを120万円でしか購入できないとなれば、購入金額変更の稟議書を作成します。条件付き稟議で初めから120万以下の金額であれば「可」となっていれば稟議の必要はありません。
一度決済された稟議は訂正印で訂正するように簡単には内容変更できませんので、作成するときに注意して、できる限り具体的に内容を詰めておくとよいでしょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか？今回は、「稟議書」について解説しました。
通常、稟議書のフォーマットは、ある程度の大きい会社であれば決まっています。稟議書の作成が求められている組織では、起案者が起案して上層部へ上げ、回覧の上、内容に問題がなければ上層部から承認印が押されることになります。たとえ稟議書に問題があったとしても、稟議書にコメントが添えられて、よりよい意思決定を行うことができるようになります。これから稟議書の導入を検討している会社は、上記で説明した内容を参考に作成してみてください。
稟議がスムーズに通るか否かは仕事のスピードに影響しますので、差戻しや棄却のないようにポイントを押さえて作成するように心がけましょう。
