来訪者が最初に目にする、いわば会社の顔とも言えるのがオフィスの受付です。しかし、起業・開業後は人件費が大きく運営に影響しますので、立派な受付ロビーを作って、専属の受付スタッフを配置するというのは難しいところがあります。しかしそれだけに、あまり気を配ることもできずともすれば飾り気のない、殺風景なスペースになってしまいがち。かといって企業規模に見合わない過剰な装飾を施すのは、かえって会社のイメージを損なってしまいかねません。
そんな時にお勧めするのが、クラウド型の受付システムを設置することです。受付周りの雰囲気がガラッと変わり、先進的なテクノロジーにも対応可能で、成長し続ける会社という印象を与えることもできるかもしれません。
今回は大きなコストをかけずに使い始めることができ、スマートな受付を可能な、起業・開業後におススメの『ipad受付システム』をご紹介致します。
※この記事を書いている起業のミカタを運営している株式会社ベクターホールディングスが発行している「起業のミカタ（小冊子）」では、更に詳しい情報を解説しています。無料でお送りしていますので、是非取り寄せをしてみて下さい。
目次
受付システムとは？
受付システムは受付にiPadや専用のデバイスを置き、スマホやチャットアプリと連携するだけで、簡単に来客者を確認することができ時間とお金を削減することができるサービスです。
従来は内線電話により対応や大手になれば受付に人が対応していた企業も多いでしょう。しかし、受付システムには人や内線電話は必要なく、iPadを１台ご用意頂くだけで、お客様はタッチパネルから呼び出したい相手を選ぶことができます。受付対応に取られていた時間がなくなり、業務の中断を防いで社員の生産性を大幅にアップすることができます。また、スムーズな受付対応をすることができるため、来客者にとっての企業のイメージアップも期待できます。
企業の受付案内をスムーズかつ迅速に行うことができ、担当者と来客者のどちらにもメリットのあるのが受付システムです。
『受付システム』はiPad？ロボット？
受付システムには大きく分けてiPad等のタブレット型と、ロボット型の2つの形態のものがあります。形態はお客様に与えるイメージに強いものなので、自分の会社に合っているものを選びましょう。
「受付をとにかくシンプルに、簡単なものにしたい」という企業であれば、設置場所もあまり必要のないiPad型のものをお勧めします。「来客者に新しさをアピールしたい」という企業であれば、音声や顔認識の機能をもつロボットタイプのものがお勧めです。
企業の顔でもあるのが受付です。お客様にどのようなイメージを与えたいかということを考えて検討しましょう。
起業・開業におススメの『ipad受付システム』3選
前述でご案内しましたが、受付システムには「iPad等のタブレット型」「ロボット型」の2つの形態のものがありますが、今回は起業・開業後にすぐにでも導入できるipad型の受付システムを3つご紹介します。
10名以下の企業は無料で顧客満足度が高い「RECEPTIONIST（レセプショニスト）」
2,500社以上の導入実績を持ち、受付システム部門お客様満足度第1位を獲得しているのがRECEPTIONIST（レセプショニスト）です。iPadを利用したクラウド型受付サービスです。
iPadを受付に設置することで、来訪者がiPadの画面から訪問先の担当者を検索し、その担当者に対して来訪したことを知らせることができる仕組みになっています。内線電話のような音声通話機能はないため設定は難しくなく、ハードウェアのコストもほとんどiPadだけで済むのがうれしいところです。
担当者側であらかじめ来訪者と来訪予定日時を登録しておき、来訪者宛に受付コードを発行することもできます。この受付コードは、当日受付でiPadの画面に入力してもらうことで、担当者を検索する手間なしに、スムーズに受付処理できるようになるものです。来訪履歴は自動で記録され、誰がいつ来社したのか後から確認することも可能です。セキュリティ意識が高い会社にとっても安心です。
10名以下の少数精鋭の企業であれば月額料金は無料利用でき、50人でも月5,000円で利用できる高いコストパフォーマンスが最大の魅力です。受付システムや受付プログラムで特許を取得しているため、受付システム初心者でも安心して利用することが可能です。
1名の個人事業主から規模の大きな企業まで対応「ACALL（アコール）」
幅広い企業規模に対応可能な受付サービスが「ACALL（アコール）」です。受付だけでなく、会議室の予約・入退室セキュリティ・アポイントなど幅広く管理し、スマートオフィスを実現できます。
受付に設置するのはiPad。来訪者はiPad上で担当者を検索して、来訪したことを通知します。通知に使用する定型メッセージは、メール送信はもちろんのこと、Slack、チャットワーク、LINE WORKSなどのビジネス向けチャットツールに対しても送信可能。有償プランではSMSや自動音声通知、FaceTimeを使った音声会話にも対応できます。担当者があらかじめ来訪者と来訪予定日時を登録しておく「アポイント」機能では、来訪者に対してQRコードを発行できます。来訪者は受付のiPadでQRコードを読み取らせるだけで受付が完了するので、手間が最小限で済むのが利点。画面表示は日本語だけでなく英語にも対応し、海外からの訪問客が多い企業でも導入しやすいでしょう。来訪したときの受付（入館）時刻は自動で記録され、退館も担当者による管理画面の操作で記録可能なことから、個人情報保護法などコンプライアンスの関係上、来訪者の入館・退館をきっちり管理しなければならない企業にも向いています。
シンプルな受付システムだけのプランは0円で利用することができます。利用できる機能の幅で3つの料金プランが用意されているため、企業規模に関係なく利用したい機能によってプランを選ぶことができます。
Pepperと連携可能「Smart at receptionスマートアットレセプション）」
Smart at reception（スマートアットレセプション）はAIが搭載されている受付システムです。ソフトバンクのグループ会社提供サービスで、既存内線を活用できるiPad受付システムです。AIの音声指示に従って受付作業をすることで、スムーズな受付が可能となります。
オプションサービスのSmart at robo for Pepperと連携することで、Pepperが来訪されたお客様の名前を呼んでお出迎えする等華やかな受付対応を実現します。会社の規模に合ったプランが用意されているため、料金プランも迷わずに選ぶことができます。
受付システム導入のメリット
受付人件費の削減することができる
何といっても一番のメリットは、受付人件費の削減することが出来る事です。受付システムの運用コストは、人員コストより安く抑えることができるため、費用対効果も問題ありません。受付対応をマニュアルで対応している企業は、受付システムを導入することで、自動化するメリットを教授できるでしょう。
電話対応業務などの削減
受付はすでに内線で実施しているという企業も、その内線対応で事務対応が増えるという課題を抱えているかと思います。受付システムは、内線だけでなく、メール通知やチャットツールへの通知も可能です。これにより、内線対応で作業を中断させられることもありません。
来訪者情報をクラウド管理する事ができる
来訪の予約を見過ごさないようにするだけではなく、近年はセキュリティ対策のため、来客者の日時や氏名等を管理する必要があり、専用のフォーマットやシステムを導入するコストが必要でした。受付システムを用いると、来訪者予約情報から実際の入退出時刻・頻度等を一括管理できるようになるので、予約ミスの防止や、ある程度のスケジューリングが立てられるようになります。
セキュリティ対策も可能
従来の内線電話や従業員による受付だと、アポイントがない方等にも実際に合わなければならない可能性もあります。受付システムであれば、直接顔を合わせずとも来客者情報がわかるためセキュリティ面も安心できます。顔認証機能があるシステムであれば、面識のない人の顔も見ることが可能なので更に強化したセキュリティ対策を講じることができます。また、受付システムで予約した来客者のみと会うようにすれば、セキュリティだけでなく飛び込み営業対策にもなります。
受付システム導入のデメリット
初期投資のコストがかかる
ipad受付システム導入に当たっては、iPad等の専用入力デバイスが最低１台必要です。これらの初期費用が負担になるという事も考えられるでしょう。しかし、自社でiPadを使用している場合、iPadを受付の端末にするタイプの受付システムを導入すれば、全員がデバイスに慣れた状態からスタートしますので非常に楽になります。
システムトラブルのリスクがある
システムトラブルがリスクとなる場合もあります。事前に受付システムが使えなくなったときのことを事前に想定して、社内のマニュアルなどを作っておきましょう。
従来の対人での受付を好む来客者もいる
従来の受付スタイルである、呼び鈴や内線電話で専門担当者に取り次いでもらいたいと思う来客者が少なくないという点があります。受付で実際にスタッフが対応するからこそ、来訪者への行き届いたおもてなしができるという考え方です。しかし受付システムは、機械であってもオフィスの顔である受付として、サービス各社、来訪者をより心地よく迎えるための設計が施されていますので、それほどマイナスではないでしょう。
受付システムを比較するポイント
前述で、起業・開業後におススメのipad受付システムサービスをご紹介しましたが、導入する際には自社にあったサービスを選定しましょう。比較するポイントについてご案内します。
無料トライアルがあるもので最初は試してみる
ipad受付システムサービスに中には、無料トライアルがあるものがあります。導入してみて使い勝手が悪かったり、自社に合わないとなるとかえってコスト面や生産性/効率が悪くなってしまいます。まずは無料トライアルがあるサービスで試してみる事をお勧めします。
コスト
初期費用がかかることや、機器の設置に高額な費用がかかることがあります。これに対しiPadなどのタブレットにアプリをインストールする形で利用ができれば低コストで導入することができるでしょう。一方で機能面に差が出てくることもありますので、コストと機能面とのバランスを考慮しながら製品の比較をしていかなければなりません。搭載されている機能数によって料金プランが細かくわかれていることもあります。
自社に合った機能
多機能＝有用ではありません。大切なのは自社にとって必要な機能がどれだけ搭載されているかです。自社で欲しいと思える機能をきちんとカバーしてくれる受付システムを選びましょう。
会社の規模や来客数の多さによって必要な機能も変わってきます。高機能で豊富な機能数があればどんな場合にも対応ができるようにはなりますが、コストが高くなってくることや、必要以上の機能性が備わっていることで操作が難しくなってしまうなどの難点もあります。多くの社員を登録する場合には検索が簡単にできるような機能があるかどうか、管理者が複数設定できるかどうかなども確認しておきましょう。来客時に通知をしてくれる機能もよくありますが、チャットやメールなど、どのツールで通知が来るように設定できるのか、自社ですでに導入しているツールがあればそのツールどの連携が可能かどうかも比較するようにしましょう。
操作性
受付システムを操作するのは従業員だけではありません。そのため自社がどのようなユーザー層をかかえているのか把握し、操作しやすい製品を選ぶようにしましょう。操作が複雑だとかえって受付の効率が落ちてしまうこともあります。
セキュリティ面
受付システムでは種々の情報を入力することになります。このことによって色んな便利な機能が利用でき、多くのメリットが得られています。しかし情報が漏洩してしまうような事態が起こるとそれだけ被害も大きくなってしまいます。そのためセキュリティ面で安心できる製品を選ぶ必要があります。またサーバーが落ちたときにどのような対応をしてくれるのかもチェックしておくべきです。
まとめ
今回は、おすすめのipad受付システムについてご紹介していきました。受付けは企業の顔であり、取引先のPRにもなります。近年は人件費削減だけではなく、情報管理やセキュリティ対策も可能になってきております。安価に「受付にかかる時間を削減して従業員の作業効率を上げたい」や「企業のイメージアップを図りたい」と考えている方は、担当者と来客者の双方にメリットのある受付システムを導入検討してみてはいかがでしょうか。
