必要項目が網羅された納品書は、商品受取りの証明書としての役割を果たします。取引先によっては、納品書がないと取引が完了したことにならないケースや売り上げの入金がされないところもあります。
今回は、納品書の書き方や作り方について解説していきます。
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納品書とは？
依頼者へ商品やサービスを納品する際に、何を納品したかをわかりやすく伝えるために受注者が作成する書類です。依頼者は受領した納品書を元に発注内容通りに納品されているかの検品を行います。これをもって仕事が完了したことを意味します。
必須の書類ではないため、作成が不要なケースもありますので、書類の有無は確認して決めておきましょう。
納品書の役割
納品書は商品授受の証明が大きな役割となります。また、商品到着をもって売り上げ計上する企業にとって納品書が売上計上時に必要です。納品書は小さな商品だけではなく、工事が完了したときや所有権が移動した場合にも発行されるため、経理処理の際にはとても重要です。
もう一つの役割として、注文通りの商品が届いているかを確認することです。商品が内容と異なる場合は、納品書と発注書を照らし合わせて確認するため、納品が正しく行われているかチェックするためにも必要な書類になります。
納品書の書き方
国税庁のHPでは、以下の5つの項目を記載しましょうと書かれています。
■納品書に必要な最低必須事項
・納品書を作成した人の氏名や名称
・実際に取引が行われた年月日
・取引内容
・取引金額（税込み金額）
・納品書を受け取る事業者の氏名や名称
この5点の記載がない場合、基本的には納品書として認められません。
取引先が見やすい納品書に必要な15の事項
しかし、これ以外にもお客様との取引を円滑に進めるため、記入したほうが良い項目があります。記入した方が良い事項をご紹介します。
①納品先の宛先
会社名、屋号を記入します。御中、様など間違えないようにしましょう。担当者がいる場合は担当者の名前を記載します。
②納品番号/通番
必須ではありませんがあとから管理するためにあると便利です。
③納品書の発行日
配送で商品を納品するケースでは、出荷日が納品日とされることが多くなりますが、取引先が理解しているのであれば問題ありません。要はいつ取引があったのかがわかれば良いので、年月日は正確に記入しましょう。
④納品者の会社名、住所、電話番号など
相手にわかりやすいように記入します。
⑤納品者の会社捺印
この社印は捺印していない場合もありますが、きちんとチェックしていますという意味もこめて捺印している会社もあるようです。社印を捺印する場合ははっきり見える位置に捺印しましょう。
⑥納品内容の合計金額
納品書には個別で商品小計が書かれており、合計金額も同じような文字の大きさで書かれていることがほとんどです。税込みで記入します。
⑦品名
品名を記載する場合は正式名称を記載します。
⑧商品の数量 ⑨商品の単位 ⑩商品の単価 ⑪商品の金額 ⑫小計
間違いのないように記載しましょう。小計はエクセル関数を使うと間違いをなく入力できます。
⑬消費税
消費税が外税の場合は、必ず記載が必要ですが、消費税が内税の場合でも取引先が売上計上や処理しやすいように内税金額を書いておくと良いでしょう。
⑭合計金額
⑥の合計金額と合っているかを確認しましょう。
⑮備考
商品のことで何か伝えたい場合や、取引の際に交わした約束などを記載できます。約束事などは正確に記載しましょう。
まとめ
取引の経緯、契約内容の証拠になるものですので、保管しておくようにしましょう。納品書はExcelやWordで作成するのが一般的ですが、納品書が作成できるwebサービスも沢山ありますので、検討しましょう。
