「お礼のメール」は適切に送ることで、ビジネスの信頼関係を深めることができます。ポイントは、返信内容は簡潔に、すぐに送ることと、何に対しての感謝なのかを具体的に示すことです。
今回は、お礼メールを書く時に抑えておくべきポイントについて解説していきます。
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ビジネスのお礼メールを送るべきタイミング
ビジネスシーンでは、以下のような場面でお礼メールを送ることが基本になります。
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・訪問・打ち合わせのお礼の場合
・上司への食事のお礼の場合
・社員への協力のお礼の場合
その他にも、贈り物やサービスを受け取った際は、「確かに受け取りました」という意味で、お礼メールを出します。丁寧なお礼メールを作成できると、相手から良い印象をもたれやすくなり、信頼関係を築きやすくなります。
『お礼メール』書き方のポイントについて
ビジネスでお礼メールを書く時のポイントをご紹介します。相手が社外の取引先やお客様であっても、社内の上司や同僚であっても、注意すべきポイントは同じです。
感謝を伝える言葉を入れる
お礼メールでの件名は本文の要件と共に「ありがとうございました」「〇〇のお礼」など、感謝を伝える言葉を入れましょう。件名を見るだけでお礼メールという事が伝わり、忙しい相手への配慮にもなります。
また、メールを送るのが初めての相手には、「〇〇のお礼（社名・氏名）」のように、件名に所属と名前を入れると誰からのメールなのかがすぐにわかって親切です。メールを未開封のままにされたり後回しにされるのを防ぐためにも、初めて送るときは件名に名前を書き添えるようにしましょう。
最後に、件名を目立たせるためにも、『』【】「」などを使うといいでしょう。※【●●のお礼】「〇〇のお礼」『△△のお礼』等。
簡潔にまとめる
忙しい中で、相手がメールを読む時間を作っているかもしれません。簡潔かつ読みやすい文章を心がけましょう。常用漢字のみを使用する、適度に改行するなどの工夫をすれば、読みやすい文章となります。
シンプルな構成にする
相手がメールを一度読んだだけで内容を理解できる、シンプルな構成にしましょう。基本的な構成は「宛名・挨拶及び自己紹介・要件及び詳細・締めの挨拶・署名」となります。
何に感謝しているのか明確に記載する
お礼メールを作成する際には、「何に」「どのようにして」感謝しているかを明確に記入しましょう。具体的に何に感謝しているのかを示し、仕事に関する他の用件等は書かず、お礼の気持ちを簡潔に伝えます。
お礼メールを送るタイミング
お礼メールの内容とともに、取引先やお客様、上司への感謝の気持ちを伝えるお礼メールは、タイミングが重要になります。
お礼をしたい打ち合わせや会議が午前中にあった場合はその日の夕方までに、昼からの場合には、翌日の午前中までには送信するように心がけましょう。まだ打ち合わせなどの余韻が残っているうちに送信することで、打ち合わせの内容や人柄をアピールすることができます。
また、そのときに具体的なエピソードや前向きな姿勢などを添えるとより好印象を与えることができます。
お礼メールへの返信について
逆に相手からお礼メールを受け取った時に、返信すべきかどうか悩んだ経験がある人も少なくないでしょう。基本的には、お礼メールが送られてきたら返信をするのが礼儀です。特に取引先や上司、先輩からのお礼メールを受け取った時には、誠実に対応することを心がけましょう。
まず文面は短くて構いません。わざわざお礼のメールを送ってくれたことへの感謝と気持ちと、こちらからのお礼を簡潔にまとめるようにします。お礼メールを受け取ってからできるだけ早く返信することを心がけましょう。
そしてお礼メールには返信をするのが礼儀ですが、ともするとその返信メールにまた返信がきて、どこで終わりにしたらいいのかわからなくなってしまうことがあります。返信メールを永遠に送り合わないようにするには2つポイントがあります。1つ目は目下からのメールで終わらせるということです。上司と部下なら部下で終わらせ、お客様が相手ならこちらからの返信で終わらせるという具合です。2つ目はメールの文末に「ご返信は気になさらないでください」のように返信は不要である旨を書き添えることです。
最後に、お礼メールの返信には別の要件は書かないようにします。新しい要件がある場合には、お礼メールへの返信とは別に、新しくメールを作成して送りましょう。
お礼メールでよく使われるフレーズ
感謝の言葉
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・「～いただき、ありがとうございます」
・「～くださり、まことにありがとうございます」
・「心よりお礼申し上げます」
・「重ねてお礼申し上げます」 など
具体的な内容を示す言葉
感謝の言葉を述べる時には、具体的な内容を示してお礼を述べます。具体的な内容の表し方を紹介します。
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・お心遣いをいただき、
・結構な品をお贈りいただき、
・丁重なお中元（お歳暮）の品をご恵贈いただき、
・お忙しい中お時間をいただき、
・ご丁寧なおもてなしにあずかり、
・お気遣いいただき、
・ご配慮くださり、
・ご足労いただき、
・お力添えをいただき、 など
まとめ
お礼メールは、普段の業務上でやり取りしているビジネスメールでは表現しにくい、自分の「人柄」を表現できる貴重な機会になります。相手との今後の関係をより良いものにするためにも、ぜひ適切なお礼メールを送りたいところです。
そしてお礼メールは忙しくても必ず、すぐに送るように習慣づけましょう。なんの件でのお礼なのかが相手に分かるように、件名や本文に具体的に記すと親切です。
