初めての相手にビジネスメールを送る時の件名や文面の書き方などを例文を交えて解説

◆ 件名

◆ メール本文
・宛名
・挨拶
・自己紹介
・本題
・結び
・署名

「件名」は用件と会社名・名前などの固有名詞を記入する

初めての相手にメールを送る際には、「件名」の書き方が大切です。一目で何のメールかわからないと、不要メールだと思われて開封してもらえないこともあります。用件とともに、自分が何者であるのかがわかるような固有名詞を簡潔に記します。

＜件名の例＞

・ご挨拶のお願い【〇〇様よりご紹介いただきました】
・○○社からのご紹介【株式会社○○・名前】
・株式会社〇〇より【〇〇の問い合わせ】
・〇〇についてのご案内　株式会社〇〇　名前

メールのマナーにも通ずるところがあるのですが、返信されたメールにRe:がついている場合はRe：はつけたまま返信することが望ましいです。返信されたメールの件名を変えることもマナーとしてよくありません。件名を変えてしまうと返信されたメールがわからなくなってしまうのでむやみに件名を変えて返信することは避けましょう。また、件名が空白はNGです。どのような内容かも判断ができませんし、相手に失礼な行為にあたります。迷惑メールの疑念もあがるので件名を空白で送信するのは避けましょう。

そして機種依存文字を使用するのは避けましょう。機種依存文字は、PCの環境によっては正しく表示されない場合もあります。①や㈱など意外と気づかずに使用しているケースもあるかと思いますが、文字化けや理解不能な文字に変換されてしまう可能性が高いので使用は避けましょう。

「メール本文」は分かりやすく簡潔に

初めてのメールに限らず、ビジネスメールでは、読んだ相手にこちらの意図や要望を具体的に理解してもらうことがゴールです。できる限り簡潔な内容にして、重要な点は先に伝え、相手へのお願いなどは改行を使って目立つように記載しましょう。

宛名の書き方

宛名に関しては、特に迷うことなく相手の社名と氏名を記載すれば問題ありません。
 

＜宛名の文例＞

初めてメールを送る際はつい緊張しがち。タイプミスや「株式会社」や「様」などを抜かすような致命的なミスも起こりえます。宛名を間違えると一気に印象が悪くなるため、送信前に必ずチェックしましょう。

挨拶の書き方

本文の実質的な書き出しになるのが挨拶です。何度かやりとりをした相手には「お世話になっております」という挨拶が使えますが、初めて送る相手にはそれに応じた挨拶が必要です。表現はいくつかありますが、「初めて連絡をしたこと」に触れるようにしましょう。お詫びの表現を付け加えるとなお丁寧です。
 

＜挨拶の文例＞

・初めてメールを差し上げます。
・突然のご連絡失礼いたします。
・初めてご連絡いたします。
・〇〇様のご紹介でメールをさせていただきました。

自己紹介の書き方

挨拶に続けて、自分が何者であるかを伝える自己紹介に移ります。宛名と同様、この部分は迷わず自分の社名と部署、氏名を伝えれば問題ありません。
 

＜自己紹介の文例＞

なお、部署の後に職位（CEO、マネージャー、課長、主任など）を書く場合もあります。職位の高い相手からのメールには丁寧に返信を書くものなので、あえて記載するのもひとつの手です。

本題の書き方

メールのメインとなるのが本題です。連絡をした経緯とこちらの目的、相手にして欲しいことを順序よく簡潔に書きましょう。ポイントとしては、挨拶文や自己紹介とトーンが変わってしまわないよう、言葉遣いに気をつけること。また、あまり冗長にならないよう、硬すぎる敬語にも注意します。

結びの書き方

一般的な結びの言葉は「よろしくお願いいたします。」ですが、初めてのメールで何かを依頼した場合は恐縮の気持ちを表す言葉を一言加えると丁寧な印象になります。
 

＜結びの文例＞

・急なお願いで恐縮ですが、ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。
・お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
・勝手を申し上げますが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
・お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

最後に目に入る締めはメールの印象を決める要素です。最後まで手を抜かずに書きましょう。

署名の書き方

ビジネスメールの末尾には署名を記載するのが一般的です。内容は社名、氏名、電話番号、メールアドレスを記載しておけば十分でしょう。また、あらかじめ設定しておけば、全てのメールに同じように署名を挿入できる機能もあります。ぜひ活用しましょう。

初めての相手に送る状況別のビジネスメール例文

では上記を踏まえて、初めての相手に送る状況別のビジネスメール例文をケース別にご紹介します。

初めて連絡する相手に営業メールをするときの例文

紹介を受けて初めてメールを送る場合の例文

前任から取引先を引き継いだ場合の挨拶メールの例文

見積もりを依頼するときのメールの例文

初めてのメールで使えるフレーズ集

初めて連絡する相手へのメールには、基本的に「お世話になっております」を使うことはありません。「初めてご連絡させていただきます」「〇〇様から連絡先を伺い、ご連絡いたしました」「突然のご連絡恐れ入ります」など、初めての連絡であることを文頭で伝えるようにしましょう。見知らぬ相手からのメールは不信感を抱かせやすいため、なぜメールを送ることになったのかを説明すると安心してもらえます。

ここでは、初めてのメールで使えるフレーズを紹介します。

依頼の言葉

依頼する時は、お願いの言葉にすることにより、表現を柔らかくすることができます。

・～をお願いできませんでしょうか。
・～をしていただけませんでしょうか。
・ご依頼できますでしょうか。
・～していただけると幸いです。
・～よう、お願い申し上げます。

次のようなクッション言葉を添えることで、さらに丁寧な表現になります。

・誠に恐縮ですが
・大変お手数ですが
・お忙しいところ申し訳ございませんが
・恐れ入りますが

検討を促す言葉

検討を促す言葉もお願いの表現にしたり、断定的でない表現にしたりします。

・ご検討をいただけますようお願いいたします。
・唐突なお願いで失礼ではございますが、ご検討をよろしくお願いいたします。
・ご一考いただければ幸いです。
・急なお願いで恐れ入りますが、ご一考くださいますようお願いいたします。

まとめ

今回は、初めての相手にビジネスメールを送る時の件名や文面の書き方などを例文を交えて解説しました。

初めてビジネスメールを送る際は、色々と気になる点や不安な点が多いかと思います。基本的に押さえておくポイントとしては、メールを受け取った相手が件名をみるだけで理解できるような内容にしておくとより良い印象を与えることができるかと思います。

正しい文章の流れや言葉遣いをきちんと理解して、お互いに気持ち良くやりとりができるようなメールを書けるようになりましょう。

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