多種多様な仕事が増えている昨今では、オフィスの形もさまざまですが、起業・開業のように新たに事業を立ち上げた創業時は仕事場となるオフィス環境が事業の成長に大きく関わってきます。
そこで今回は、起業・開業時に活用したいオフィス・事務所のメリット・デメリットを提供形態別に解説していきますので、これからオフィス・事務所を検討している方は参考にしてみて下さい。
目次
起業・開業時に活用したいオフィスの提供形態
起業時のオフィススタイルは大きく分類して以下に分けられます。
・レンタルオフィス
・賃貸オフィス・貸事務所
・シェアオフィス
・コワーキングスペース
・バーチャルオフィス
・自宅兼事務所
それぞれオフィスとしての特徴や役割、活用シーンが異なるため、事業内容や規模によって適切な形態を選択、または併用して使いこなしましょう。
レンタルオフィス
レンタルオフィスとは個室のフロア単位で区切られた空間を借りる形態のオフィスです。業務で必要となるオフィス用品、事務機器、執務空間、情報機器、インターネット回線と言った整備が揃っている状態から借りることができるため、初期費用を大きく抑えられるのが特徴です。個室のためセキュリティ性も高く、賃貸オフィスと同じく周りの目を気にせず業務を行えます。さらに専有のスペースを契約しているため、外部から信頼性を得やすいのもポイントです。
ただし、内装の改装や、店舗として利用することは原則できません。また、レンタルオフィス内でもサービス形態が異なる場合も多く、中にはオープンスペースの提供や、コンシェルジュサービスが受けられる施設も存在します。サービスによって料金形態も変わるので注意が必要になります。
・初期費用と維持費を抑えられる
・好立地な場所を借りることができる
・個室なので仕事の備品を置いておける
・デスクやチェアなど最低限の備品が置いてある場合がある
・通信費や水道光熱費などが費用に含まれている
・会議室や応接室が利用できる
・小規模なので賃貸オフィスなどよりも移転が容易
・多人数で利用すると割高になる可能性がある
・個室だがフロア内に別企業が在籍しているので情報漏洩のリスクがあり、セキュリティ管理が必要
・ネットワーク通信が共有のため通信速度が遅くなるリスクがある
・基本的に店舗として物販などの行為を行うことは禁止
賃貸オフィス・貸事務所
賃貸オフィス・貸事務所は自社で自由に扱える空間を専有で借りるオフィス形態です。自由度が高いため、業務内容に適した物件を選ぶことができます。借りられるスペースも広く、会議室や応接室を独立して設置も可能で、レイアウトもこだわることができます。
ただし、レンタルオフィスと異なり、設備を１から揃える必要があるため初期費用はかかります。また、少人数ではコストパフォーマンスが悪くなる可能性も高いため、ある程度の規模感が求められます。条件に合うオフィスを探すのも時間がかかるため、慎重に検討する必要がある点も重要なポイントです。初期コストがかかる点はデメリットですが、手間がかかる分、他の形態と比較して、社会的信用度を得やすい特徴があります。自由度が高いため、内装をこだわることでブランド戦略としても効果的にオフィスを活用できます。事業成長が著しく、組織の規模が大きくなってきたタイミングなどでオススメの形態です。
・オフィスレイアウトをある程度自由に設定できる
・オフィス備品を自社で決められる
・情報漏洩のリスクが低くセキュリティを高められる
・人数が多少変動してもオフィスの賃料が変わらない
・通信機器の使用が自社のみなので速度制限がかかりにくい
・初期費用が高い
・少人数ではコストパフォーマンスが悪くなる可能性がある
・備品を自社で集めなければならない
・条件に合うオフィスを探すのが難しい
・移転するのが大変
シェアオフィス
シェアオフィスはコワーキングスペースと近いオフィス形態で、一つのオフィスを企業や個人の利用者とシェアしながら使うオフィスのことです。オフィス空間やオフィス機器を共有して利用するため、費用を削減できる点がポイントです。また、人との交流を目的としたコワーキングスペースと異なり、作業することに重きを置いています。中には個室を提供している施設もあり、会議や電話を安心して行えます。
しかし、セキュリティ面はレンタルオフィスや賃貸オフィスに比べると低いため、事業内容に合わせて必要なセキュリティレベルを検討することでミスマッチを防げます。費用は抑えたいが、オフィス機能が欲しい場合はシェアオフィスを利用してみるのも一つの手です。
・少人数ならレンタルオフィスよりも安価にオフィスを借りることができる
・フリードリンクが設置してあるところが多い
・高価なオフィス機器を活用することができる
・オフィス備品もまとめてレンタルができる
・移転が容易
・他のビジネスマンとつながりができる可能性がある
・会議室が設置してある
・自分がオフィスにいなくても電話やFAXを対応してくれるサービスがある
・プランによっては固定の席で作業ができない
・オープンスペースなのでセキュリティ面や情報漏洩に不安がある
・固定回線などが必要なビジネスに不向きである
・ネットワーク通信が共有のため、通信が遅くなる可能性がある
コワーキングスペース
コワーキングスペースはカフェのようなオープンスペースな空間内で利用者が設備を共有しながら仕事を行うオフィス形態です。執務を行う場所が個室ではなく、フリーアドレスなためプライバシー性は低い傾向にありますが、仕事場を低コストで獲得できます。また、カフェや図書館などと異なり周りの目を気にせず仕事に集中できます。
ただし、秘匿性の高い情報を扱う場合、情報漏洩のリスクがあります。ただし、軽い打ち合わせであれば問題なく実施できますし、施設によっては個室の共有会議室が付属している場合もあります。仕事で必要なインフラも揃っているため、初期費用を大幅に削減しながら仕事場の獲得ができる点も魅力です。交流を重視し、仕事場としての場所が欲しい際はコワーキングスペースを活用してみてください。
・圧倒的に料金が安い
・フリードリンクが設置してあるところが多い
・OA機器や商談スペースなど、ビジネスに必要な設備を備えている施設が多く、初期投資が抑えられる
・他の利用者との交流によってアイデアや人脈を広げる事ができる
・他のビジネスマンとつながりができる可能性がある
・会議室が設置してある
・移転が容易でビジネスに柔軟性を持たせることができる
・基本的に執務スペースに仕切りがないため、他の利用者への配慮や情報セキュリティへの備えが必要
・固定電話回線の設置や倉庫が必要なビジネスには不適
・各種金融機関の口座開設や融資の際の審査に通りにくい事がある
バーチャルオフィス
バーチャルオフィスは、実際には入居せずに住所や電話番号、FAX番号などをレンタルすることができるサービスです。固定のオフィスを必要としない起業家向けのオフィス形態です。
バーチャルオフィスと契約することにより、一等地に住所を置くことができるとはいえ、会社所在地としての実態がないため、信用度の観点からは、逆効果になることもあります。また古物商や派遣業などの許認可を取得できない可能性がありますので、予め確認しておきましょう。
・安価に会社の住所を好立地な場所にできる
・自分が会社にいなくても電話やFAXなどの対応をしてもらえる
・自宅の住所をビジネスに使う必要がなくなる
・一般的な賃貸オフィスと異なり実務スペースが無い
・各種金融機関の口座開設や融資の際に審査が通りにくい事がある
・許認可が取れない業種がある
・固定回線が必要な業種には向かない
・オフィスでの作業がある方には向かない
自宅兼事務所
自宅兼事務所とは？自宅兼事務所は、住まいをオフィスとして利用する形態です。ホームオフィスとも言われています。ご自身で保有する物件なら会社登記できますが、通常の賃貸住宅では契約上、登記が認められていない場合が多いです。また賃貸住宅の場合は融資が受けにくいこともあるので注意が必要になります。なお、事務所部分と住居部分の割合にもよりますが、経費として認められる光熱費は全体の5割ほどが一般的です。
・通勤の負担がない
・固定費（オフィスの家賃）を抑えられる
・シェアオフィスに比べるとセキュリティ面で安心
・家にある備品を活用できればオフィス機器を購入する必要がなくなる
・家賃や通信費や水道光熱費を経費として計上できる
・仕事の時間に融通が利く
・家事や育児を両立しやすい
・公私混同する可能性がある（メリハリがつきにくい）
・賃貸だと法人登記できない可能性がある
・自宅にない設備投資は実費で購入する必要がある
・人との交流が減り孤独感に陥りやすい
起業で成功できるオフィスの選び方について
ここまで各オフィスのメリット・デメリットについてお知らせした通り、オフィスの種類は様々でありそれぞれにメリット・デメリットがあります。
ここでは、起業で成功できるオフィスの選び方についてご紹介します。
オフィスの立地・住所
オフィスの立地や住所は業績に直結する重要な要素になります。まず、事業所の立地が悪いと集客が難しくなる要因となります。また、住所地が自宅オフィスなどの場合、取引先からの信頼度が低下する恐れも生じるのです。
一方で、オフィスの立地が良ければそれだけで集客はしやすくなります。また、一等地の住所であれば、一種のブランディングに繋がり、取引先の信頼度も向上するでしょう。
他にも、オフィスの周辺施設へ目を向けることも大切です。オフィスの周辺に役所や銀行といった施設があれば、事業の効率が高まるでしょう。また、駅チカでコンビニや飲食店が周りにあれば、社員のモチベーションや来訪者の利便性も向上します。
立地が良いオフィスはそれだけ賃料が高額になりやすいですが、バランスの良い着地点を見つけましょう。
オフィスの設備・利用可能時間
オフィスの設備や利用可能時間も重要な要素です。オフィスの設備とは電気容量や空調設備の位置、物件の清潔感などを指します。電気容量や空調設備の位置は、事業の効率にも影響するでしょう。電気容量が足りないと、最悪の場合業務が適切に回らない可能性が生じます。
また、ビルによっては利用可能時間が定められている場合も多いです。また、年末年始やお盆期間は使用できないといったケースもあります。
そのため、オフィスを利用したい時間や時期を踏まえて、24時間利用できるビルや、年中無休のビルを選ぶと良いでしょう。
事業内容や形態によっては法的手続きができるか否か
オフィスの形態によっては、必要な許認可を得られない場合もあります。また、同じ「レンタルオフィス」や「シェアオフィス」であっても業者によって、法人登記や許認可の取得の可否が異なるケースも存在します。
そのため、法人登記や許認可を取得する際は、必ず事前に法的手続きを進められるかを確認しましょう。
賃料
オフィスの賃料は事業の収支に直結する重要な要素です。ただし、費用が安れければ安いほど良いというわけではありません。賃貸オフィスであっても、レンタルオフィスであっても、他の要素とのバランスが重要となります。
例えば、費用を抑えるために立地の悪いオフィスを選ぶと、集客の悪化や社員のモチベーションの低下に繋がる恐れがあります。そのため、優先したい要素や我慢できる要素をピックアップし、総合的にオフィス選びを行うことが重要です。
まとめ
いかがでしたでしょうか？今回は、起業・開業時に活用したいオフィス・事務所のメリット・デメリットを提供形態別に解説しました。
冒頭でもお伝えしましたが、創業時は仕事場となるオフィス環境が事業の成長に大きく関わってきます。オフィス・事務所を選ぶときは、事業の規模感や組織体制、ビジネスモデルなどに対して最も適した環境を選びましょう。
