ビジネスメールの署名に必要な項目や作り方について解説（ビジネスメール署名テンプレート付）

ビジネスメールには、「署名」を記載するのが一般的です。では、ビジネスメールの署名の正しいルールや作り方はご存知でしょうか？

そこで今回は、ビジネスメールの署名に必要な項目や作り方について解説していきます。

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メールの「署名」とは？

そもそも、メールの「署名」にはどんな役割があり、どのようにして書けばいいのでしょうか。まずは、署名の意味と役割、基本的なルールをお伝えします。

署名の意味と役割

署名とは、書類やメールを本人自ら確認・作成したことを示す、直筆のサインのこと。メールの署名は、「このメールは、私自らが作成したメールです」ということを示す、証拠のようなものです。

一般的にメールの署名には、氏名や会社名、連絡先などを記載します。メールの署名を見れば、どこの誰がメールを送ってきたのかが一目でわかり、その後の連絡もスムーズになります。メールのやりとりにおいて、署名は「名刺」の役割を果たすと考えると、わかりやすいでしょう。

署名を入れる位置

メールの署名を入れる位置は、メールの1番下の部分です。伝えたい用件を全て伝え終わり、結びの挨拶を入れた後に、署名を入れましょう。

返信が続いたとき2回目以降も署名は必要か

結論、以下の利点があるので、基本的には2回目以降のメールでも署名を入れたほうが良いでしょう。

・連絡先を過去のメールから探す手間が省ける
・メーラーによっては署名からワンクリックで連絡を取れる
・どこが本文の終わりなのか判断しやすい

署名が記載されていないと、わざわざ1回目に来たメールを探して連絡することになります。さらに返信・転送の場合は本文のすぐ下に過去のメッセージが表示されてしまい、メッセージの終わりがわかりにくくなります。メールを受け取る相手のことを考えると、すべてのメールに署名を入れるほうが親切です。

ビジネスメールの署名に必要な項目・基本構成

では、ビジネスメールの署名に必要な情報を見ていきましょう。掲載情報としては、下記項目を入れるようにしましょう。該当するものがなければ割愛します。

・会社名
・部署名
・氏名／役職・肩書
・電話番号（固定電話／携帯電話）・FAX（あれば）
・メールアドレス
・住所
・URL、SNS
・その他（証券コード、プライバシーマーク認定など）

会社名、部署名、役職・肩書は略したりせず正式名称を記載します。氏名がめずらしい・読みにくい場合は、ローマ字（パスポートなどと同じヘボン式）を併記するなどしましょう。

電話番号は固定電話・携帯電話のうち、自分に連絡がつながりやすい、または会社が推奨している連絡先を先に記載するようにします。例えば取引先からの連絡はすべて担当者に直接入れてもらうという方針の場合は携帯電話を、基本は部署の電話経由という場合は固定電話の番号を先に記載します。固定電話の受付時間が決まっている場合は、それも併記します。

メールアドレス、会社のホームページのURL、企業アカウントのSNSなどは、記載が間違っていないかリンクチェックを必ず行いましょう。

ビジネスメールの署名を作るときのポイントとは？

ビジネスメールの署名を作成するときに、意識しなければならない点とは何でしょうか？ここでは、作成時に押さえておきたいポイントをご紹介します。

必要な情報をすぐにキャッチアップできる構成にする

相手が署名を確認するときというのは、そこに掲載されているであろう情報を知りたいときです。限られたスペースに視認性よく情報を配置するよう心がけましょう。スペースや改行、各種括弧などを使用し、コンパクトにまとめます。作成後は実際に送信テストを行い、レイアウト崩れや文字化けがないかを確認しましょう。

自動的に挿入する設定を行う

メールを新規作成する際、自動的に署名が挿入されるようにあらかじめ設定しておきましょう。ほとんどのメールソフトやメールサービスでは、自動的に署名を挿入できる設定機能があります。

ディバイダー（区切り線）を活用する

限られた署名スペースの中に、多くの情報を含ませる、且つ読みやすさを保つためにはディバイダー（区切り線）が有効です。

ディバイダーを使えば、情報とコンテンツが整理され、小さなスペースに多くの情報を収められます。ディバイダーを活用するHubSpotの無料の署名作成ツールでは、デフォルトでディバイダーが表示されます。上記画像のように、ディバイダーを使うと多くの情報を署名欄に収めつつ、すっきりしたデザインを保てるのです。

モバイルでも確認しやすいデザインにする

最近ではメールをパソコンよりもモバイルで確認するケースが多くなっています。よって署名はモバイルでも確認しやすいデザインで作成するべきでしょう。一度署名を作成したら、自身や同僚のスマートフォンにメール送信して、見え方を確認しましょう。

タイムリーな更新で情報を正確に保つ

署名の情報は常に最新版に更新しましょう。組織改変による組織名の変更や部署異動など、自分に関わる情報変更はすぐに反映させます。

また、本社移転など各部門のお客様にとってもさまざまな影響があるイベントは、余裕を持って実施の数ヵ月前から署名に加筆するとよいでしょう。逆に、告知期間が終わった情報はすぐに削除します。

広報ツールとして「今見てほしい情報」を入れる

・リリースしたばかりの商品、開催予定のイベント・キャンペーンなど
・コーポレートサイトの中で特にみてほしいページのダイレクトURL
（人事なら採用コンテンツ、広報なら今PRしているもの・ことのページなど）

上記のような会社全体に関わる情報については、個々で追記せずに広報部門が主導するなどしてフォーマットや文章を統一することをおすすめします。掲載期間についても主幹部署が通知すると漏れがありません。

目的（相手）別にいくつかのパターンを作る

これまで紹介してきた事例は社外向けのメールに添付する署名です。同じ社内の人にメールをするときには不要なものかもしれません。その場合は社外向けと社内向けの2パターンの署名を作成し、送付対象によって使い分けをしましょう。メールソフトによって設定の仕方はさまざまですが、デフォルトは社外用にして社内送信の際には該当の署名を選択添付する、@以下が会社アドレスのドメインの場合は社内用を添付するなど、適宜設定してみましょう。

また、社外用の署名も複数パターン作成して送り分けするのも効果的です。例えば自社が複数事業を展開している場合、事業によっては業界専門誌などの記者とやりとりをすることもあるでしょう。

ビジネスメール署名の悪い例

ビジネスメール署名はどんなデザインでも良さそうですが、最低限抑えるべきポイントは存在します。ここでは、悪いメール署名の例をご紹介します。

必要のない情報が多い

必要のない情報が多いと、重要な情報が埋もれがちです。たとえば連絡先が無数に書いてあると、相手はどこに連絡すればいいかわからなくなるでしょう。必要な項目は送る相手によっても違うので、社内用・社外用など署名を複数作っておくと便利です。

改行が多すぎる

改行が多すぎると、かえって可読性が悪くなることも。最低限の改行回数にとどめつつ、以下のような方法で見やすさをアップさせると良いでしょう。

・強調したい情報を最初に持ってくる
・フォントサイズを変更する
・重要な文言を太字にする

改行が少なすぎる

改行をほとんどしないと文字が詰まって見え、非常に読みにくくなってしまいます。また、署名の項目同士の間隔が狭くなるので、メールアドレスや電話番号をコピー・クリックする場合に誤操作の原因となるでしょう。適度に改行するように心がけ、署名の中身を整理してみてください。

シンプルなビジネスメール署名テンプレート

最後にシンプルなビジネスメール署名テンプレートをご紹介します。ビジネスメールの署名に迷った場合には、シンプルでどんな企業も使いやすい署名テンプレートがおすすめになります。

まとめ

いかがでしたでしょうか？今回は、ビジネスメールの署名に必要な項目や作り方について解説しました。

ビジネスメールの署名は名刺の役割を担い、ビジネスマナーの一つでもあります。また、書き方次第では企業の商品やサービスのアピールもできます。いくつかのパターンを作成しておき、メールの送付相手によって添付内容を変えることで、メール本文には関係ないけれど相手が興味関心のある情報を送ることができますので、是非有効に活用しましょう。

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