株主名簿はすべての株式会社が作成しなければならない書類ですが、『株主名簿』とは何のことでしょうか？今回は、会社設立時に必要な株主名簿について解説していきます。
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目次
株主名簿とは？
株主名簿とは、会社の株主が誰であるか把握するために、株主の基本情報を記載した書類のことです。株主名簿に記載されることが株主であると証明することができる書類なのです。
会社設立を自分一人で行う場合にも必要な書類であり、会社法第121条に基づき、株主の人数に関わらず作成しなければならない書類とされており、且つ会社に保管することが義務付けられています。尚、株主名簿を作らないでおくと、会社法第976条で定められている通り「100万円以下の過料」が課せられてしまいます。
いつ作成・提出するのか？
株主名簿は会社設立後に「法人設立届出書」を税務署に提出する際に添付書類として提出する必要があります。会社設立の書類に関する情報をまとめたウェブサイト等では法務局への提出書類を主にまとめている為、株主名簿は会社設立の際に必要となる書類とはされていませんが、法人設立届出書の提出は会社設立日から2か月以内に行う必要がある手続きなので、実質的には株主名簿も会社設立時に必要となる書類といっていいでしょう。
株主名簿の記載事項
株主名簿の記載事項は決められていて、会社法第121条において以下の4項目になります。
・株主の「氏名または名称」「住所」
・株主が有する「株式の種類」「数」
・株式取得日
・株券発行会社の場合は、株券番号
株主の「氏名または名称」「住所」
株主が個人の場合には氏名と住所を記載します。尚、株主となる資格は個人だけでなく法人にも与えられているので、株主が法人である場合には、法人の名称と本社等所在地が記載すべき事項に該当します。
株主が有する「株式の種類」「数」
普通株式の場合には、その旨を記載した上で所有株式数を記載します。実際の記載例としては、「普通株式50株」となります。
株式取得日
株主が株式を取得するための代金を支払った日を記載するのが通常です。会社設立時に株主名簿を作成する場合には、会社設立日としておけば良いでしょう。
株券発行会社の場合は、株券番号
株主ごとに設けられた株券の番号欄には、該当の株券番号を正確に記載します。なお、株券不発行会社の場合には備考欄を設け、「株券不発行」と記載します。
株主名簿は、上記を記載しておけば、書式・様式は特に決まっていません。ExcelやWordで作成しても大丈夫です。
法人設立届出書に添付する株主名簿は異なる！？
尚、上記、株主名簿は、会社を設立した後に税務署に提出する法人設立届出書に添付するものとは異なります。法人設立届出書の添付書類として株主名簿を提出する際の記載事項は以下のとおりです。「金額」と「役職名及び当該法人の役員または他の株主等との関係」を記載する必要があります。
・株主の氏名
・株主の住所
・株主が所有する株式の数
・金額
・役員又は株主との関係
株主の氏名
会社を自分一人で設立する場合であっても自らが株主となり、株主名簿にも記載する必要があります。株主が法人の場合には、法人の名称を記載します。
株主の住所
株主が複数いる場合には全員の氏名及び住所を記載しなければなりません。株主が法人である場合には、法人の名称と本社等所在地が記載すべき事項に該当します。
株主の有する株式の数
株主が有する株式の数を記載します。株主が複数いる場合、それぞれの有する株式数を記載します。
金額
それぞれの株主について、有する株式の数に合わせて記載します。
役員又は株主との関係
「代表取締役」や「取締役」などの役職名を記載します。親族などに株主を分配する場合も、その間柄を記載します。
株主名簿を作るメリットとは？
たとえ義務であっても、一人株主で、わざわざ株主名簿を作成するのを手間に思われている方も多いかと思います。株主名簿を作成することで、以下のようなメリットがあります。
登記変更の時に楽
会社の登記を変更しようとして、法務局に株主総会議事録を提出する時に、株主リストを求められます。株主リストは、株主名簿があればすぐに作成できます。
会社に出資したい方が現れた時に必要
会社に出資したい方が現れた場合、株主名簿の開示を求められるかと思います。速やかに応じることができます。
トラブルから守ることができる
株主をあなたがしっかり把握しておくことで、紛争の予防につながります。
株主名簿の管理方法
前述でもお知らせしましたが、会社法125条に基づき、必要事項が全て記載された株主名簿は、会社の本店に保管しなければなりません。尚、株主名簿の管理人を別途定めている場合には、その管理人および管理会社の営業所に保管することも可能です。株主または債権者から、正当な理由に基づく株主名簿の閲覧やコピーの請求があった場合には、株式会社は対応する義務があります。
まとめ
株主名簿は、使い勝手がよい様式がインターネットなどから入手できますので、株式会社を設立する際には予め入手しておきましょう。
