従来、会社の経費精算は紙が主流でしたが、紙での経費精算では、計算ミスや入力ミスや清算が多いと管理が大変など問題がおきます。こうした問題を解決するのが「経費精算システム」です。経費精算システムを導入すれば従業員は簡単に経費精算を申請できるようになります。経理部門の仕事の効率化などの生産性の向上につながります。
昨今、業務効率UPの為にITツールの導入が増加していますが、今回は、お勧めの経費精算システムをご紹介します。
目次
そもそも経費精算とは？
経費精算とは、会社運営や従業員が営業活動をする中でかかった出張費、通勤費などを給与とは別に支給（清算）することです。
従業員が営業活動をおこなう中で、出張費や通勤費などの費用を逐一企業が支払っていては、かなりの工数がかかってしまいます。そのため、通常は月末にまとめて支払うケースが多いです。経理部門は、会社運営や営業活動に使った経費を項目ごとに仕分けし、立て替え払いした社員に払い戻します。
経費精算の種類
経費精算には様々な種類があります。
小口精算
小口精算とは、社内の小口現金からそのまま現金を取り出し、経費を社員に支払うことです。一般的に、経費精算は給与と一緒に振り込みますが、小口精算を行っている企業も多くあります。
交通費精算
交通費精算とは、電車やバス、タクシーなどの交通費の経費精算を指します。交通費精算はポータルサイトなどでルートなどを検索し料金を調べ、定期区間分の料金を控除して申請します。
出張旅費精算
出張旅費精算とは、海外や国内の出張にかかる経費精算です。出張にて発生した、新幹線代、航空券代、ホテル代、日当代などが主な対象となります。
経費精算システムとは？
経費精算システムとは、オンライン上で経費精算ができるものを言います。経費精算システムを導入すれば、インターネット環境や社内用のネットワーク上で経費精算の申請・承認等のフローを行うことができるため、営業活動などでの不在による書類の放置が防止できます。そのうえ、紙に出力して直接申請書類を手渡しでやりとりすることがなくなるので紙のコスト削減や紛失リスク、人的ストレスを軽減することにも繋がります。
現在では、経費精算用のアプリも出回っており、スマートフォンやタブレットから経費精算を行うことも可能となるため、社外にいる営業社員が移動などのスキマ時間などに経費精算を行うことができます。
経費精算システムを導入すれば、業務の効率化を実現でき、申請から精算までの時間も短縮できます。更に申請内容はきちんと可視化され、それにより内容をきちんとチェックできる体制ができ、経費の水増し申請や私的目的での支出の申請などの不正行為の防止にもつながります。
経費精算システムのメリット
経費精算システムを導入するメリットは業務の効率化と生産性の向上が挙げられます。
効率化と生産性の向上
経費精算システムを導入すれば、申請書類を探したり、領収書を集めて計算したリする作業から解放されます。経費申請書や領収書の情報を再入力する必要がありましたが、それもいらなくなります。手作業や入力の手間が省けることで経費精算業務の効率化や生産性が上がります。
不正の防止
地図アプリの使用やICカードの事前登録などによって不正を減らせます。経費精算の際に私用で使った金額を申請したり、定期圏内の交通費も含めて申請したりするなどの不正を防止可能です。
一元管理できる
インターネットからだれでもどこでも申請が可能なので、一括管理できます。特に支社がある企業の場合、それぞれの支社において統一的に申請がされているのか把握できていないという本社の方には最適です。
いつでもどこからでもスムーズに申請できる
スマホやタブレットなどのマルチデバイスに対応した経費精算システムを導入すれば、従業員は必要が生じた場合、いつでもどこからでも経費精算の申請ができるようになります。外出している従業員の多い会社や、複数の拠点がある会社などではこうしたメリットを十分に生かすことができます。
ペーパーレス化
経費精算システムはクラウド型のシステムがなので、パソコンやスマホで操作できます。そのため、従業員は申請書のフォーマットを印刷する必要がありません。また、スマホから操作できるので外出中の隙間時間から、経費の申請ができます。
経費精算システムのデメリット
当然、メリットもあればデメリットもあります。経費精算システムを導入することによるデメリットをお知らせします。
社員の理解を得る必要がある
これまでの紙ベースでの経費申請に慣れてきた従業員に対して新しいシステムの使い方やメリットを説明しなければなりません。経費精算システムに搭載されている機能に注目することも大切ですが、操作性など従業員に無理なく使えるシステムかどうかを確認することも必要です。
特に紙申請からシステムに切り替えると、その切り替えがスムーズにいかない場合もあります。紙での申請が面倒とはいえ、慣れている作業を変えることは難しいです。
情報漏洩の心配
クラウド型の経費精算システムサービスを利用する場合、情報管理をサービス提供会社に委ねることになりますので、情報漏洩の危険性が出てきます。
期待していた費用対効果が得られない場合がある
経費精算システムを導入したからといって、必ず効果が得られるわけではありません。従業員や管理者がうまく使えず、かえって労力の方が大きい場合もあります。解決策としては、無料トライアルを導入してみることです。無料トライアルで、自社にシステムが合うのかや、運用にのりそうかなどを確認した上で、導入する事をお勧めします。
お勧めの経費精算システム4選
実際におすすめの経費精算システムを4サービス紹介します。
ジョブカン
・導入実績8,000社以上
・従業員1,000名を超える東証1部上場企業から、従業員10名以下の企業まで、幅広くご利用
・400円／ユーザーで利用可能、初期＆月額固定費用なし
・「使いやすさを」追求したUI設計
楽楽精算
・4年連続累計導入社数No.1 中堅・中小企業で50%にもおよぶシェア
・専任のサポートスタッフがサポート
・国内屈指の防災性能を誇るデータセンター
RECEIPT POST
・レシート自動入力機能、Suica利用履歴自動取得、旅費申請機能、会計ソフト連携あり
・データスキャンから入力まで代行サービスあり
・領収書の撮影と送信のみというシンプルさ
・スマートフォンだけで申請処理が完結
・あらゆる会計ソフトとシステム連携可能
MFクラウド経費
・MFクラウド会計などのMFクラウドシリーズとの連携が可能
・取り込みの自動化によって経費精算の簡素化
・電子帳簿保存法に対応してペーパーレス化
まとめ
経費精算は会社全体が関わるものです。経費精算全体を効率化させることで、面倒な手間と時間を削減することができます。現在では中小企業でも導入しやすいクラウド型の経費精算システムやアプリのサービスもたくさん提供されていますので、自社のニーズに合った経費精算システムを導入してみるのはいかがでしょうか？
