今や、パソコンやタブレット、スマホと、個人様々なデバイスを駆使する時代となりました。そんな中、どのデバイスからも情報を共有できるクラウドサービスの重要性はますます高まってきました。
今回は、起業家・開業者におススメの『クラウドサービス』について解説していきます。
※この記事を書いている起業のミカタを運営している株式会社ベクターホールディングスが発行している「起業のミカタ（小冊子）」では、更に詳しい情報を解説しています。無料でお送りしていますので、是非取り寄せをしてみて下さい。
目次
クラウドサービスとは？
クラウドサービスとは、一般的には「インターネット経由で提供されるさまざまなサービス」のことを指します。動画、写真、メールなど従来、自分のPCのハードディスクの中に保管していたものをネットワーク上に置き、いつでもどのPCからでも利用できるようにしたものが一般的なクラウドサービスです。
クラウドサービスの登場により、特別なインストール作業を経ることなく各サービスの利用ができるようになりました。パソコンやスマートフォンから携帯電話にアクセスすれば、場所や時間を問わずに活用することができるのです。
クラウドサービス 代表例
クラウドサービスとして提供されている代表的なメールサービスは、GoogleのGmailやMSNのHotmailなどがあげられます。パソコンにソフトウェアをインストールしていなくても、クラウドサービスのアカウントさえ持っていれば、Google ChromeやInternet Explorer(IE)などのブラウザを通してメールを利用することができます。
過去、利用者は手元のパソコンの中にあるソフトウェアやデータを利用していました。最近はネットワークを経由して、「クラウド」の中にあるソフトウェアやデータをサービスで利用する形態にシフトしてきています。
クラウドサービスでないサービス
今までは、OutlookやBecky!などのメールソフトをパソコンにインストールして、メールを送ったりしていました。利用できるようになるまでに、インストール作業やメールサーバーの構築などが必要になります。
起業家・開業者におすすめのクラウドサービス
・会計系のクラウドサービス：弥生会計、ＭＦ、freeeなど
・チャット系のサービス：slack、チャットワークなど
・実際の日常業務全般：クラウドワークス、ランサーズなど
・顧客管理系のサービス：サイボウズ、セールスフォースなど
・データ共有など： Googleドライブ、Dropbox、OneDriveなど
・クラウド勤怠管理システム：ジョブカン、jinjerなど
・請求書：Misoca、MFクラウド請求書、Makeleaps、freee
クラウドサービス利用のメリット
作業時間の短縮と効率化の実現
インストールして利用するタイプのツールは、利用までにさまざまな手続きが必要です。企業のIT部門がインストール作業やサーバー構築などを行わなくてはなりません。また、パソコンそのものにインストールするので、そのパソコンが壊れてしまったり、他の環境で作業したいと思ったときも対応できません。
クラウドサービスは、インターネットに接続されている機器があればいつでもどこからでも作業可能です。利用開始までのスピードも短縮できますし、さまざまな働き方も後押ししてくれます。
導入スピードが速い
自社サーバーを導入する場合、サーバーの選定、見積もり、発注、電源工事、搬入、導入、初期設定、サーバーOSのインストールなど、ケースによっては2～3ヶ月かかります。クラウドサービスの場合、既にサーバーはありサーバーOSも揃っているため、すぐにシステムをのせることができます。
導入コスト削減ができる
従来はハードウェア・ソフトウェアを購入するために、導入時にまとまった資金が必要でした。場合によっては、開発費も必要だったかもしれません。しかし、クラウドサービスは毎月継続して利用料金を支払う形なので、導入時の資金負担が少なく済みます。
バックアップやアップグレードも必要ない
自分でソフトをインストールする場合、最新版の維持やデータの保持は使用者の責任となります。もしデータを紛失してしまったり、最新版へのアップグレードをしないままでトラブルになったりしても、ソフトの提供元は責任をとってくれません。一度ソフトを導入すると、バックアップなどの運用管理は企業内で行う必要がありました。
しかし、クラウドサービスの場合は、運用管理はサービスの提供側が行います。また、データの保持や最新版へのアップグレードもサービスの一環として行われます。バックアップやアップグレードを企業で担う必要がないので、社内の作業負担が減ります。
クラウドサービス利用の注意点
クラウドサービスは便利ですが、利用の際にはデメリットもあります。
利用にはインターネット環境が必要
クラウドサービスを使うときには、必ずインターネット環境が必要です。ワードやエクセルをインストールしている場合は、移動中やWi-Fiがない場所でも変わらず作業はできますが、クラウドサービスの場合は利用ができなくなります。
セキュリティ対策
クラウドサービスを利用するということは、情報を外部に保管するということにもなります。自分がどこからでもアクセスできるということは、他人からもアクセスできる可能性があるということです。
もちろん、クラウドサービスはセキュリティ対策を講じているものですが、情報漏えい対策や不正アクセスへの対応をしっかりしているサービスを選ぶようにしましょう。
ネットワークがダウンすると業務が止まってしまう事がある
ネットワーク経由でサーバーを活用するため、ネットワークがダウンすると業務が止まってしまうこと。業務を切り分けて最低限、人手をかけても継続して行う業務と犠牲にする業務とを切り分けておかなければなりません。
サービスが終了する可能性がある
クラウドサービスは永続的なものである保証はありません。そのサービスに依存していると、サービスが終了したら他の手段に切り替えるのに苦労します。とはいえ、サービス終了は早めに告知されることがほとんどなので、その期間に準備をすることになります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。クラウドサービスを上手に活用して、好きなときに必要なサービスだけを安心して利用して、お金も時間も賢く節約してください。特に、インターネットに繋がっている機器があればどこでも利用できるというのは非常に便利で、仕事の進め方にも良い影響を与えてくれるはずです。
