外部に発注する部門にいないとなかなか馴染みのない注文書。いざ書こうと思っても、どうやって書くのか分からない方も多いです。
今回は、『注文書』とは？書き方や作り方を解説していきます。
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注文書とは？
注文書とは、注文を依頼するときに発行する書類です。依頼者が見積書の内容に同意したら、注文書を提出します。注文書は注文内容と合計金額の確認、希望納期の提示などの役目があります。また、依頼者は発注を承諾する「注文請書」を発行することもあります。
依頼者が作成して受注者へ提出するケース、受注者が作成して依頼者に捺印してもらうケースがありますので、希望を確認して作成の有無や作成方法を決めておきましょう。
発注書と注文書の違い
よく、発注書と注文書の違いについて迷われる方もいますが、結論から言うと、表現の違いだけで法的には発注書と注文書は違いはありません。企業間取引（BtoB）では購入する・依頼する側が作成・提出する書類として一般的ですが、企業によっては発注書と注文書を異なる書類として使い分けている場合もあるようです。
一部企業では、素材・原料などをそのまま依頼する場合には注文書を使い、何らかの加工や作業を伴う場合には発注書を使う…というように、取引するものの状態によって使い分けている場合があります。
注文書と注文請書
注文書を発行した時に、注文を受けた相手側が発行する書類が注文請書（ちゅうもんうけしょ）です。注文に対して「たしかに受けました」という確認書類になります。
注文書の記入項目
何のための書類かわかりやすくなるよう、大きくはっきりと「注文書」と記載しましょう。
①注文先の宛先
会社名、屋号を書きます。文字、御中、様など間違えないようにしましょう。
②注文書の発行日
いつの取引か分かるように正確に年表記から記入しましょう。あとから確認するために欠かせない項目です。
③注文書番号/通番
必須ではありませんがあとから管理するためにあると便利です。見積書の番号と紐づいているとより管理しやすいでしょう。
④各種条件
支払い条件や納期などを記入する欄を用意する場合に項目を作成します。特に必要なければ記入欄を作成しなくても構いません。
⑤提出者の会社名、住所、電話番号など
電話番号やメールアドレスなどは注文書を見ただけで取引先に連絡ができるため親切です。
⑥印鑑や社印
「注文書」は印鑑が押されていなくても公式な書類です。ただ印鑑や社印が押してある方が注文先に安心感を与えるので、印鑑を押されることも多いようです。
⑦合計金額
税込で記入しましょう。
⑧品名 ⑨商品の数量 ⑩商品の単価 ⑪商品の単価 ⑫商品の金額
相手に伝わるように記入します。間違いのないように確認しましょう。
⑬小計 ⑭消費税など ⑮合計
小計は提供する商品やサービスの金額をすべて合わせた料金です。そこにかかる消費税を計算し、合計金額を提示します。ちなみに消費税は切り捨てにする場合が多いです。合計金額は、⑦の金額と合致しているか確認しましょう。
⑯備考
クライアントとの間で誤解が生まれないよう、上記で説明しきれない条件などを補足する部分です。
まとめ
注文書は、顧客が注文を依頼する意思を明確にし、それを文書化した書類です。注文書の取り交わしをせずに取引を行うと、発注元と発注先の間でトラブルが起こることもあるため、注文書の取り交わしは必ずしておきましょう。
