仕事が忙しい起業家は、日々売上に直結する業務を中心に遂行していきますが、会社で行うことはそれ以外の業務も多いです。経営者の雑務業務を行ってくれる秘書が欲しい所ですが、人を雇う余裕はないはずです。そんな方にぜひオススメしたいのが「オンライン秘書サービス」です。
今回は、起業家におススメの「オンライン秘書サービス」をご紹介します。
※この記事を書いているVector Venture Supportを運営している株式会社ベクターホールディングスが発行している「起業のミカタ（小冊子）」では、更に詳しい情報を解説しています。無料でお送りしていますので、是非取り寄せをしてみて下さい。
オンライン秘書サービスとは？
オンライン秘書サービスとは、経営者や個人事業主の雑務業務をチャットやWeb会議を通して、時間や人単位で業務を依頼するサービスです。業務量の変動に合わせて幅広い仕事を依頼できるので、社員やアルバイトを雇用するよりも、費用面や実務面において融通が効くのが特徴になります。
サービスを利用する手順としては、オンライン秘書の方は在宅で勤務し、その方と連絡を取り合いながら作業にあたってもらいます。現在、日本国内でも働き方改革として生産性の向上やリモートワークの推進が政策として盛り込まれている中、リモートワークのオンライン秘書の方に業務を任せることで生産性の向上を目指せるため、サービス自体も注目を集めています。
オンライン秘書サービスで依頼できる事とは？
オンライン秘書サービスでは以下のような業務を依頼することが出来ます。
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・関係各所とのメールのやり取り代行
・出張時の交通・ホテル予約、会食時のレストランリサーチ・予約
・スケジュール調整やアポイントメント
・議事録や資料の作成
・タスク管理
・多言語翻訳
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・請求書、見積書、納品書、注文書の作成
・決算書や事業計画書の作成
・経費精算から在庫・売上管理
・人材採用の研修手配や応募者対応
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・スケジュール調整やアポイント
・名刺のデータ入力
・プレゼン資料・企画書・提案書作成
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・SNS運用代行
・画像編集やアクセス解析
・記事の入稿代行
liで始まる行単位で追加削除→項目の増減
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・クリエイティブ業務や制作
・バナー作成やロゴデザイン
・コーディング
・ランディングページ作成
オンライン秘書導入のメリット
オンライン秘書の導入には以下のメリットがあります。
人件費のコスト削減
オンライン秘書に依頼するような雑務を実行してもらうため、新たな人材を採用しようとした場合、募集広告費、固定費、雑費などの人件費などのコストが発生するほか、応募者への対応や面接などの時間的な負担も発生します。オンライン秘書の契約は時間単位での契約が可能なため、通常の人材派遣よりも短期間での契約が可能で、スタッフが使用する席・機材を確保する必要がありません。
幅広い業務の人材確保＆依頼が可能
自社で従業員募集を行っても、なかなか希望するスキルを持った応募者に巡り合えないことがあります。オンライン秘書に登録されているスタッフはいずれも、登録時の試験をパスした専門性の高い経験を持ったスタッフです。こうした優秀な人材を期間限定で希望した時期に確保できることは、大きなメリットとなるでしょう。
早く業務開始することが出来る
新たに人材を採用には1か月程度の期間がかかり、採用してからも研修や育成などが必要な場合もあります。オンライン秘書サービスではスキルの確保された人材が業務にあたるため、思い立った時点でスピーディーな業務依頼が可能であり、2～3日程度で業務開始できる場合も多いです。
オンライン秘書導入のデメリット
一方で、オンライン秘書を導入するデメリットもいくつかあります。
オンラインが基本の為、意思疎通が難しくなる場合がある
在宅で業務を行うのが基本となるオンライン秘書サービスでは、オンラインで行うことができる業務以外は依頼できません。業務内容や作業手順を伝える場合、メールやチャットを利用することが多くなりますので、汎用的な業務であれば支障ないですが、企業独自のルールや仕様がからむ場合は、意思疎通が難しくなります。
事前にスタッフのスキルが判断できない
面談でのコミュニケーションをする場合には、相手の言動などによってある程度のスキル判断が可能なこともありますが、サービス提供企業を介してオンライン秘書を利用するケースでは、相手の顔が見えないため、こうした判断が一切できないことになります。
おススメの『オンライン秘書サービス』5選
CasterBiz
CasterBizは、優秀なアシスタントが秘書・人事・経理・Web運用といった幅広い業務をサポートするオンライン秘書サービスを提供しています。業務をサポートするアシスタントには、高いパフォーマンスを発揮できる、ビジネスの第一線で活躍していた人材が採用されており、さまざまな業務を高いクオリティでサポートすることが可能です。
Genny
Gennyは、どれだけ仕事の依頼をしても月額の料金が変わらない唯一のオンライン秘書サービスで、オンライン上で依頼すると待機している秘書が仕事を遂行してくれます。自社採用のスタッフに社内研修を行い「優秀な秘書」を育成し、安心と信頼を提供することをモットーとしています。コア業務以外の雑務が増えてきた忙しい経営者を支える強い味方として好評です。全ての情報と通信を暗号化し金融機関レベルのセキュリティを実現しているので導入も安心してできます。
BizMow
BizMowはベンチャー企業、スタートアップ、コンサルタントなどの少数精鋭メンバーで運営している会社にピッタリな オンライン事務代行サービスです。仮に依頼したい業務が不明確だったり、マニュアル化ができていなかったりしても依頼可能で、信頼できる担当マネージャーがいて、業務フローづくりから対応します。閑散期などで、業務依頼が少ないときは「自動de繰り越し」「自動de最適化」サービスを導入しリーズナブルな価格で利用できます。
フジ子さん
オンラインアシスタント フジ子さんは、専門性の高いスタッフが経理・人事・WEB運用などの幅広い業務に対応します。また1人のスタッフが複数の業務スキルを持っているため、少数精鋭の現場にもピッタリです。基本プランは月額4,7万円から利用でき、採用や設備といった費用はかかりません。1か月からの利用もできるのでお試しで利用するのもよいでしょう。
i-Staff
i-Staffは、業界唯一の返金保証付と優秀なスタッフ（採用率１％）がいるのが特徴です。多様なスキルを持ったスタッフが在籍している為、1つのサービスで全ての業務を任せられる優秀なスタッフがいます。トライアルの無料10時間で実際にスタッフの能力の高さを体験することができるので、オンラインアシスタントサービスをはじめて利用をする方には最適なのが特徴。
まとめ
いかがでしたでしょうか？近年、経営者や個人事業主の雑務を代行するオンライン秘書サービスは注目されてきています。オンライン秘書サービスを利用することで、売上を上げる為にやるべき仕事に集中することが出来ます。オンライン秘書に依頼できる業務は思っている以上にあるはずなので、悩みがある方は、利用を検討してみてはいかがでしょうか。
