昨今、行政の届け出や企業の取引などさまざまな場面で、ハンコの押印を不要とする「脱ハンコ」が進められています。しかし、伝統あるハンコ文化を変えるにはさまざまな困難が伴い、なかなかスムーズに移行できていないのが現状です。
今回は、脱ハンコが進まない理由と、脱ハンコのメリットやデメリットについて解説していきます。
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脱ハンコが進まない理由とは？
日本政府が掲げる「働き方改革」の推進を妨げる原因のひとつになっているのが「日本のハンコ文化」と言われています。ハンコの押印は古くからの商習慣として日本に浸透してきました。脱ハンコが進まない理由は大きく分けて2つあります。
まずは、行政の届け出の際には、押印がないと不備があるとして書類を受け付けてもらえないという根本的な所があります。但し、政府と経済団体は、対面を原則にした書面や押印の行政手続き、ビジネス慣習からデジタル化に転換することを共同で宣言しました。政府と経済界は「新しい生活様式」の中で、在宅勤務、テレワークを定着させて、より効率性、生産性の向上を図ることで経済と社会の活性化にアプローチしようとしていますので、この問題は今後少しづつ解消していく方向にあるかと思います。
もう一つとして、押印という手続きが、単なる業務手続きとしての承認というよりも、承認者である上司と申請者とのコミュニケーション手段の一つであるという点です。このような慣習により、ほとんどの業務でテレワークが可能になったにもかかわらず、契約書や請求書、決裁のハンコを押すためだけに出社しなければならない場合もあります。コロナ禍でステイホームが強く呼びかけられた時期にも、ハンコを押すだけの「ハンコ出社」や、押印ができないために業務が滞留するケースが見られました。
脱ハンコのメリット
脱ハンコで電子契約が可能になれば、企業はさまざまなメリットを享受できます。一般的に得られる主なメリットについて以下に紹介します。
コスト削減
ペーパーレス化により、用紙代、封筒代、インク代、プリンターのメンテナンスにかかるコストが不要になります。課税対象の文書なら印紙を貼付する必要がありますが、電子契約なら印紙税を納める必要がないため印紙代が不要です。
契約書を印刷、封入、郵送するための人件費や郵送費などを削減できます。また、紙ベースのときにかかっていた、書類保管スペースや管理に関するコストもカットできるでしょう。
業務効率化
紙の契約書を発行・送付するには、入力、印刷、封入、郵送などの一連の作業に数日かかるケースも珍しくありません。相手先からの返送にも数日かかるため、契約締結までには多くの日数を要します。その点、電子契約ならすべてがオンラインで完結するため、スピーディーな処理が可能です。
後日、契約関連の書類を探す際も、電子データであれば圧倒的に検索しやすく便利です。また、テレワークでも業務が滞らずに済むのもメリットです。例えば、コロナ禍以降対応に迫られているリモート監査業務にも有用です。
場所に囚われない働き方の実現
上記、業務効率化とも比例しますが、脱ハンコは働く場所からも私たちを解放してくれます。ハンコ、そして押印された書類の保管・管理の観点から、働く人がその場にいかなければなりません。しかし脱ハンコができれば場所に囚われず、オンラインで意思決定ができ、どこからでも働けるようになります。これまでテレワークの際には「テレワーク用」の仕事をまとめて持ち帰り、取り組んでいたかもしれませんが、今後はその必要はありません。オフィスの業務を選ばずに遂行することができるのです。人手不足は日本の働き方改革に関わる大きな課題の一つです。従来の働き方にこだわらないことで、採用や従業員満足度にも良い影響をもたらすでしょう。
紛失破損リスクが軽減
ハンコは業務面での効率だけでなく、紛失や破損のリスクも考えなければいけません。代表者の実印は厳重に保管されているものの、日常的に使う社判などは管理がずさんな企業は珍しくありません。しかし、使用頻度が高い社判こそセキュリティには慎重さが求められます。紛失した場合は、悪用されるリスク、信用を損なうリスクがあります。また破損してしまった場合も新しいハンコを作製するまでに、業務が滞る恐れもあります。
契約書や大切な書類に押印するときは、持ち出しのセキュリティ、破損リスクまで考えなければいけません。脱ハンコにすることで、持ち出しにも心配がなく、セキュリティ面と破損のリスクにも対応することができます。
デジタル化で使用記録を残すことも可能
ハンコは使用に際してルールが決められていたとしても、本当に守られているかどうか検証するのは困難です。どこで、誰がハンコを使ったか記録に残そうとすれば手間もかかります。ハンコをデジタル化できるサービスを利用すれば使用日や時間、使用者の情報を履歴として記録することができます。管理担当者が不在の場合も事前承認が可能となり、フレキシブルに対応することができます。
脱ハンコのデメリット
電子契約にはさまざまなメリットもありますが、業種や企業規模によっては一部デメリットと感じる点もあります。以下に、デメリットになり得る事を紹介します。
一部書類は電子契約対応できない
大抵の契約ではペーパーレス化が認められ、電子契約ができるものの、デジタルデータ化が認められていない文書もあります。たとえば、不動産の賃貸借契約書や重要事項説明書、投資信託契約の約款などは、書面にして残すことが法律で義務付けられています。
業務フローの変更が必要
電子契約や承認申請業務などの脱ハンコを目指してペーパーレス化を導入することは、社内の従来の業務フローを見直す必要があります。紙の書類の作成や郵送に携わっていた従業員からは少なからず反発を買うかもしれません。人員削減のための施策ではないことを説明し、理解を得ることが重要です。
また、取引先にも前もって十分な説明が必要です。説明しても取引先からの理解と協力が得られなければ、紙とデジタルデータの2本立てで業務が進行することになるでしょう。
脱ハンコを実現する電子契約とは？
電子契約では、実物のハンコの代わりに「電子印鑑」や「電子署名」を使います。それらを使うことにより紙の書類と同様の効力をもたせることが可能です。
電子印鑑
電子印鑑は印刷しなくてもデジタルでハンコを押すことができる仕組みです。パソコンやスマートフォン、タブレット端末を使ってハンコの陰影をデータ化することで、さまざまな印鑑を押すことができます。デジタル印鑑を導入するにはどのような方法があるのでしょうか。電子印鑑の種類について説明します。
既存のデジタル印鑑サービスを利用したもの
電子印鑑は複数の企業でサービスとして提供されています。あらかじめ電子印鑑のフォーマットが用意されていて、手軽に押印することができます。シリアル番号や電子署名が施された電子印鑑を作成できるほか、セキュリティ対策としていつ誰が押印したか確認できるようになっているものもあります。
スキャナで取り込んだ画像データ
すでにある印鑑を活用するのであれば、実際に紙に押印した陰影をスキャナで取り込む方法があります。取り込んで画像化することでワードやエクセルに張りつけることができます。
画像編集ソフトでデザインしたもの
画像編集ソフトなどを使って陰影をデザインすることもできます。画像として保存すればそれを電子印鑑として貼り付けることができます。電子印鑑を画像として作成するソフトも多く販売されています。
電子署名
電子署名は電子化された書類に記載される署名で、紙書類への署名と同じように改ざんや本人確認の意味があります。電子署名を利用するには、電子署名を運用しているソフトウェアを導入することが必要です。サービス会社ごとに違いはありますが、社内と社外の両方で業務を効率化することができます。
ワークフローシステム、グループウェアの導入
ワークフローシステム、グループウェアは電子決済システムで業務の効率化を図るツールです。ワークフローは経費の精算や稟議など各申請書類の承認や決済まで一連の業務の効率化を図ります。
一方でグループウェアを使うことでスケジュール管理やタスク管理を活用して情報の共有やコミュニケーションの活性化を図ります。脱ハンコに必須ではありませんが、一連の業務を自動化、電子化するため、脱ハンコと導入することで効率化でき、運用のメリットが大きくなります。
脱ハンコのために企業がすべきこととは？
脱ハンコはいきなりオフィスからハンコをなくすことではありません。ハンコがなくなっても問題がない業務フローの構築や社外対応まで脱ハンコに含みます。企業が何をすべきなのか紹介します。
印鑑の必要性を考える
脱ハンコのためにまず始めたいのが、印鑑の必要性を考えてみることです。日々処理している書類ですが、本当にハンコが必要ですか。中には慣習的にハンコを押しているだけで、ハンコが必要ない書類も多いはずです。どのような書類にハンコが必要なのか考えてみましょう。
法律で印鑑が必要とされている書類
現行の法律でハンコが必要としているものは、ハンコをなくすことはできません。具体的には、定期借地契約（借地借家法第22条）、定期建物賃貸借契約（借地借家法第38 条第1 項）、業務提供誘引販売取引（特定商取引法第4条等）などが該当します。また訪問販売や電話勧誘での販売もハンコが必要です。
業種によっても違いはありますが、あまり法的にハンコが必要な書類を扱うことはない企業も多いです。取締役会議事録など一部の社内文書について書面への押印が求められる場合がありますが、ハンコが絶対に必要な場面はそう多くありません。
証拠として残したい書類
法律上は、口頭のやり取りでも契約は成立します。ではなぜ契約書や印鑑が必要になるのかというと、それは証拠を残すためです。もしも契約の合意について争いがあった場合、書面で残ったものがなければ契約の合意を証明することは困難です。
民事訴訟法でもまた、契約書に押印することによって、その文書に書かれた内容の意思表示がなされたことが推定される規定があり、後々で紛争になるリスクを避けるためにも契約書にハンコを押す形がとられるのです。そのため、ハンコを押すかどうかは、どの程度しっかり証拠に残したいと考えるかによって判断は違います。一般的には契約書の合意がないとされたときにリスクが大きければ、書面でハンコが必要と判断されることが多いです。社内の決裁文書は特に争われるリスクもないため、ハンコが必要ないケースもあります。
まとめ
押印がなくても法律上問題のない文書はたくさん存在します。それでも長く続いたハンコ文化を変えるのは容易ではありません。しかし、電子印鑑や電子署名を利用して脱ハンコを推し進めると、さまざまなメリットがあります。移行期間は社内や取引先の理解を得る必要があるなど、手間と時間がかかる期間もありますが、日本でも数年もすれば電子契約の便利さを多くの人が実感できるでしょう。
