緊急事態宣言が再発令され、一度はオフィスへの通常出勤に戻したものの、再度テレワークに戻した会社も多いかと思います。緊急事態宣言下のテレワークは緊急避難的な意味合いが強く、制度が整わないまま見切り発車となった会社も多かったと思いますが、この機会に規程や運用方法などを見直す事が大事になってきます。
今回は、テレワークにおける会社規定の整備について解説していきます。
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そもそもテレワークとは？
テレワークとは「情報通信技術（ICT＝Information and Communication Technology）を活用した時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」のこと。Tel（離れて）とWork（仕事）を組み合わせた造語です。
■テレワーク区分
厚生労働省「テレワーク総合ポータルサイト」テレワークの定義
上記のように、テレワークの区分には3つありますが、今回政府が呼びかけているのは、「在宅勤務」としてのテレワークになります。
テレワーク導入と就業規則について
多様なテレワークのうちいずれかを導入するにあたって、重要な対応の一つに「就業規則の変更」が挙げられます。日々の就業において、就業規則を強く意識する場面は少ないでしょう。それゆえ、多くの企業で就業規則の形骸化が見られます。しかし、就業規則はいわば会社と労働者の間のルールブックのようなものです。
したがって、労使は共に就業規則に定められた内容を守らなくてはなりませんし、労働者にルールとは違った働き方をさせる際には、その働き方に合うようにルールを適切に変更していく必要があります。
テレワーク導入時の社内規程整備の方法
テレワーク導入時の社内規程整備に関しては、就業規則本体にテレワーク勤務に関する規定を盛り込む方法と、新たに在宅勤務規程等を作成する方法があります。いずれの方法をとるかは個々の会社の判断になりますが、在宅勤務規程としてテレワークに関する規定をまとめたほうが、ルールとしてはより分かりやすいものになります。
テレワークに関する服務規律や給与等の規程例は厚生労働省モデル「テレワーク就業規則」をご参照ください。
就業規則を変更する際の注意点
テレワークの導入に伴い、就業規則を変更または作成する際には、特に以下の点に注意が必要になります。
不利益変更には合意を要すること
労働契約法9条では、労働者の合意なく就業規則の不利益変更によって労働条件の不利益変更をしてはならないと定められています。また、不利益変更に対する労働者の合意に関しては、慎重な認定がなされるため、会社は不利益変更の内容や程度、その経緯について十分な情報提供と丁寧な説明を行い、確実な合意を得るように努めなくてはなりません。
届出は事業場ごとに行うこと
本社だけでなく、同時に支社・支店などでもテレワークを導入する場合であっても、就業規則の作成・変更の届出は、事業場ごとに管轄の労働基準監督署へ行うことが原則です。ただし、本社就業規則とそれ以外の就業規則の内容が同じである場合には、「本社一括届出制度」を利用し、本社所在地の管轄労基署で一括届出をすることも可能です。
社内周知の徹底を図ること
就業規則を変更した際は、社内への周知が義務付けられています。周知方法は様々で、事業所での掲示・書面での交付・電子メールでの交付・データへのアクセス方法の周知などが挙げられますが、怠ると、こちらも３０万円以下の罰金の対象となりますので注意しましょう。
テレワーク下の通勤費はどうすればいいのか？
通勤費は法律で支給が義務付けられているわけではないので、支給の有無や方法は会社の判断によります。ルールを変える場合は不利益変更にならないよう、丁寧な周知で従業員の理解を得なければなりません。テレワークの比重が高ければ実費支給方式とするのが一般的ですが、ルール設計は会社によって様々です。具体例としては以下のような方法が挙げられます。
・原則は実費支給だが、月10日以上出勤の場合は1か月定期代を支給
・通勤手当を廃止し、代わりに在宅勤務手当として月3千円を支給
・通勤手当の額を全従業員の平均値である『1万5千円』に統一し、併せて在宅勤務補助を支給
支払い方法を考える際は、払い戻し時の手数料等のルールを定めるのもポイントです。
まとめ
テレワークという就業形態は、従業員の育児や介護による離職を防ぐことができるほか、遠隔地の優秀な人材を雇用することができるなど、人事面でのメリットも大きく、また通勤費やオフィス維持費の削減などコストダウンも実現できます。
今後、中小企業でもテレワークを行う頻度が間違いなく増えると思われますので、長期的な視点を持って取り組むようにしましょう。
