ビジネスの相手と取り交わす書類に「覚書」というものがありますが、これは、どのような役割をもつ書類なのでしょうか。
今回は、ここでは覚書の役割や実際に作成する時にどんな内容を書けばよいのか、また他のビジネス上の書面との違いについて解説していきます。
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覚書とは？
覚書は「当事者間での合意を記した書面」のことを言い、主に契約書の内容を変更・捕捉する用途で使用されます。契約内容を変更したい時に、一から契約書を作り直さなくて済むので楽になります。
署名・捺印が必要で、契約書と同様に法的な効力を持っています。遵守されていない場合は契約不履行になる可能性がありますので、注意しましょう。
ビジネス上での書面について
覚書、契約書、合意書、念書、誓約書などビジネスでは様々な書面が存在します。覚書含め、それぞれの書面の役割を確認しましょう。どういうシーンでどんな書面を使うのか、各書面の特徴と共に説明していきます。
覚書
・契約書作成前に、当事者双方の合意事項を書面にしたもの
・既にある契約書を補足・変更した文書
上記のような書面を指します。ただし、書面の内容が契約内容の大筋を定めている場合、契約書とみなされるケースもあります。
契約書
・契約の際作成される、当該契約の内容をあらわす文書
契約前の段階で作成した覚書の内容で正式な契約を締結するため、当事者双方が契約内容について作成する最終的な書類になります。
合意書
・内容問わずお互いに合意したことをまとめておく書面
契約書とは異なり、取引と関係ないことでも用いられます。なお、合意書は合意した旨を示す証拠にはなりますが、法的な強制力はもちません。
念書
・一方がもう一方に差し出す約束事を記した書面
・後々の証拠となるように、予めまとめておく書面
念書は、「お互い」ではなく、「一方が」書いて差し出す書面です。署名捺印も念書を差し出した当事者のみとなります。基本的には契約前に交わす書面で、こちらも法的な拘束力はありません。 約束した内容や、約束を破った際の対応など、後のトラブルを避けるために「念のために残しておく書類」になります。
誓約書
・一方がもう一方に差し出す約束事を記した書面
念書同様、一方がもう一方に対して差し出す書面で、法的効力もありません。当事者間の合意がある場合には、法廷で有効な証拠となる可能性があります。つまり「約束を破るわけにはいかない」という心理的な影響力をもつ書面になります。形式的には近いですが「念のため残す」念書とは使用用途が異なります。
覚書の基本的な構成について
覚書の基本的な構成は以下のようになります。
表題
「覚書」でも構いませんし、内容を具体的に記した「○○に関する覚書」のようにしても構いません。
前文
契約内容の要約と、当事者のどちらが略語である「甲乙」を名乗るのかが記されます。
本文
具体的な合意内容が記載されます。
有効期限
覚書に有効期限を設ける場合に記載します。覚書による変更が永続的であれば、必要ありません。
後文
作成した覚書の部数や誰がそれを所持しているのか、また当事者同士が合意したことを確認する宣誓文など、後付け内容が記載されます。
覚書の作成日
覚書を作成した日付です。
当事者名
当事者両名の署名と捺印がされます。
当事者名は当事者本人による自著の場合と、当事者に代わる代理人による記名の場合もあります。捺印があることで正式書類として認められる証です。
覚書作成時の注意事項
ここからは、覚書を作成するにあたっての注意事項をお知らせします。
覚書の変更・修正の仕方
すでに書かれた当事者双方で取り交わされた覚書の内容を変更または修正したい場合には、改めて変更・修正するための覚書が作成されます。その際には、本文に変更される内容が記された覚書の作成日と内容を記載し、どのように契約内容を変更するのかを明記します。覚書で双方で交わす書面ですので、ちょっとの変更であっても勝手にやるのは厳禁です。
印紙がいるかどうかの判断は契約内容の金額次第
覚書によっては印紙が必要となる場合があります。それは覚書の内容が請負契約や売買契約などで金銭が伴う覚書で、その金額が1万円以上の場合です。もしもその金額が一万円以下か金銭が絡まない契約、委託契約に関する覚書であれば課税対象にはならないので、印紙は必要ありません。なお、印紙の貼り忘れは罰金対象にもなりますので、印紙が必要かどうかの判断が難しい場合には事前に法務局に問い合わせましょう。
甲乙の指定
覚書では当事者のことを「甲」または「乙」と言い換えますが、この置き換えには注意が必要です。一般的には、ビジネス上力関係で変わってきます。力関係が強い方が「甲」となり、力関係が弱い方が「乙」となります。
とはいえ、どちらの力関係が強いのか判断しにくいこともあり、当事者のどちらを「甲」にするのか難しい場合があります。そうした場合ビジネスでは、契約上で顧客となる相手を立てるために「甲」を顧客側、「乙」を自社にするケースがよく見られます。
まとめ
覚書は、法的効力を持つこともあり、覚書の内容によっては契約書として扱われることもあります。署名、捺印を行った後は当事者双方の同意がないと取り消すことができないこともあるため、内容をしっかりと精査した上で締結するようにしましょう。仕事で取り扱う方は覚書の性質を理解し、正しく使用してください。
