取引のある企業などへ商品やサービスを提供した後、代金の支払いを請求するために作成する請求書は、取引の証明として発行されます。そして取引先と請求内容の確認を行うときには個々の商品名や単価などを明確にする必要があるので、請求書の内訳が包括的な内容になっている場合には請求明細書が必要になってきます。
今回は、請求明細書についてや請求書との違いを解説していきます。
目次
そもそも請求書とは？
請求書とは、仕事を発注したクライアントや商品を購入してくれたお客様に対して、その対価を支払ってもらうために発行する書類のことをいいます。取引が行われた事実の証明と、支払いのトラブルを防止することができるので、何か取り引きが発生したら請求書を発行するのが一般的です。
請求書の記入すべき項目や送付方法・保存期間などの詳細は、以下記事よりご確認ください。
（参考）【起業・開業者必見！】取引で重要な『請求書』の書き方や作り方を解説
請求明細書とは？
支払金額の内訳を記載した書類が請求明細書です。経費申請や取引先に対する支払請求に用いるほか、給与明細や株式の配当金などにも請求明細書は用いられることがあります。
合計金額と内訳をまとめて記載したり、内訳のみを記載したりするなど、発行元の企業ごとに内容に差異はありますが、掲載しておくべき項目はある程度決まっています。ここでは、請求明細書を作成する際の記載事項に関して紹介します。
請求明細書の記載事項
新しく請求明細書を作成する場合、以下が掲載する一般的な項目になります。
・取引対象になった製品の名称
・単価
・取引数
・課税額
・総合計金額
なお、製品の本体価格と税額は各々分けて表記することをおすすめします。これは、会計上は税込価格が記載されていれば問題はありませんが、本体価格と税額を分けて表記することで、支払額に関するトラブルを予防する効果が見込めるためです。
請求書と請求明細書を別々の書類として扱う場合は、請求書に製品の名称・総合計金額・課税額、請求明細書に製品の名称・単価・取引数を記載し、請求明細書には総合計金額を掲載しないケースもあります。
発行するタイミング
合計金額が記された請求書と別に請求明細書を用意する場合、同じタイミングで発行します。これには取引先が請求内容の確認をスムーズに行えるという利点があり、また先方の二重計上といったミスを低減させるメリットもあります。さらに、発行した企業側にとっても支払期日までに滞りなく代金を回収しやすくなるというメリットがあります。
請求書明細書を作成する際のポイント
ここからは、請求明細書を作成する際のポイントについて説明していきます。
金額を記載しない明細書もある
請求明細書は請求内容の明細を記載するための書類です。一定期間分がまとまっている請求書や、包括的な内容になっている請求書で、内訳が記載されていない場合、請求書と同時に請求明細書を作成します。基本的に、請求明細書には請求内容の内訳や詳細な金額が記載されていますが、請求書とは別に単独で請求明細書を発行する場合、金額を明記しないこともあります。
取引内容を正確・詳細に記録する
取引内容を証明する資料として機能させるには、取引した製品の種類や個数などの内訳、消費税、総合計金額などを、正確かつできるだけ詳細に記録する必要があります。請求明細書の様式に公的な規定はありませんが、誰が見ても分かりやすく記載することを心掛けましょう。
また、イレギュラーな対応が発生した案件に関しては、その旨を備考欄に記載しておくことで直接案件に携わっていない担当者であっても適切に処理が可能となり、確認のための問い合わせのやり取りを減らすことができます。
取引の頻度によって管理方法が異なる場合がある
取引先によって取引を行う頻度が大きく異なる場合、請求書の管理方法を変えることで業務効率が向上するケースがあります。毎月複数回の取引を行う場合、締日までの取引内容を1通の書類にまとめる「一括請求」で管理する手法が効率的です。1回の書類手続きでまとめて支払処理を行えるので、取引頻度が高い相手であるほど「一括請求」は効率的な管理方法になります。
複数回の取引内容をまとめて請求する際には、総合計金額が記された請求書と、内訳が記された請求明細書の計2枚を発行しておくと、経理部門には請求書、仕入部門には請求明細書といった具合に各部門で書類を管理することができます。
毎月1回、あるいは不定期に取引を行う場合、取引1回ごとに請求明細書を1通発行する「都度請求」で管理する手法が効率的です。なお、「都度請求」は締日を決める必要がないので、任意のタイミングで支払日を確定できるというメリットがあります。
まとめ
請求書の内訳は記載が義務付けられているわけではなく、内訳が明記されていなくても請求書は効力を発揮します。
そして請求書と請求明細書は基本的に同じものですが、請求明細書と請求書の違いは、購入した製品の種類、数量といった内訳を記載しているかどうかという点です。請求書に内訳を記載しておくことで、自社と取引先との間で取引内容に関する情報をスムーズに共有できるようになります。
取引先から求められた場合や、請求内容が多くて分かりづらくなってしまいそうな場合には、請求書と請求明細書をそれぞれ別で発行しましょう。
