企業にとって、必要不可欠なITツールであるグループウェアです。ただ、「グループウェアという言葉はよく聞くけれど、よくわからない」と思われる方も多いかもしれません。
そこで今回は、グループウェアについてやグループウェアを導入するメリットをご紹介していきます。
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目次
そもそもグループウェアとは？
「グループウェア」とは、社内の情報共有やコミュニケーションを促進し、業務効率を高めるためのシステムです。グループウェアは、全ての機能がオンラインで使えるという大きな特徴を持ちます。従来の情報共有やコミュニケーションに比べてメリットが多く、企業の人件費削減や生産性向上につながります。そのため、グループウェアを導入する企業は増えているのです。
グループウェアには「スケジュール管理」、「ファイル」、「設備予約」、「メンバーの連絡先一覧」などスムーズに業務を行うために必要な機能が搭載されており、例えば、個人もしくは全体に対してメールを送信したり、組織に所属する人々のスケジュールを一元的にで管理したり、ファイルや書類データの共有ができます。
現在は、WEB上でログインすれば、上記の機能を含めすべての機能が使えるASPやクラウド型のものが一般的です。
グループウェアを導入するメリット
グループウェアといえばチャット機能をすぐに思い浮かべると思いますが、他にも生産性を向上させる機能が数多くあります。グループウェアを導入することで得られるメリットは次のとおりです。
・情報共有がスムーズになる
・コミュニケーションの活性化につながる
・ワークフロー機能で業務の効率が上がる
・ペーハーレス化
それぞれについて説明していきます。
情報共有がスムーズになる
掲示板やファイル共有、スケジュール管理などの機能を用いることで情報共有にかかる時間を削減できます。そのほかにも、社員の予定を可視化でき、迅速な対応が可能となります。
また、ファイル共有では契約書や見積書といった社内ドキュメントを整理し、格納することで常に最新のものを確認できます。
コミュニケーションの活性化につながる
掲示板、チャット、ファイル共有などのコミュニケーション手段が一元化されているので、必要に応じて最適なものを選択できます。社内のコミュニケーションといっても部署内、他部署間、全社といったさまざまなものがありますが、そのニーズに応えられるというメリットがあります。
また、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどマルチデバイスに対応しているので、リアルタイムなコミュニケーション可能です。
ワークフロー機能で業務の効率が上がる
ワークフロー機能を用いることで、これまで書類で管理してきた申請業務を電子化、ペーパーレス化が可能です。申請書の作成や申請、承認をかんたんに行えるので、申請者・承認者ともに負担が軽減されます。決裁の進捗状況も確認できるので、承認漏れやストップがなくなり、決裁スピードも向上させられます。
そのほかにも、スケジュール共有機能や会議室予約機能を用いて、打ち合わせの時間や会議室を効率的に設定可能です。
ペーハーレス化
意外にあなどれない効果はペーパーレス化です。文書管理やワークフローをグループウェアへ移行したり、アンケートをWeb上で実施したりすることで、紙の保管スペースや印刷にかかるコストを削減できます。
グループウェアの代表的な機能について
グループウェアには具体的にどんな機能があるのでしょうか。その機能は非常に多彩で、さまざまな角度からグループの協調・協業を後押しします。ここでは代表的なものをいくつか紹介していきます。
スケジュール
個人スケジュールとグループスケジュールが同時並行で管理できます。上司や同僚の行動予定も一目で把握でき、会議の時間調整や行事の日程調整を効率よく行えます。
設備予約
会議室や社用車、プロジェクタなど、組織の共用設備を一元的に管理できます。また、その予約や利用状況を自席にいながらにして実行・確認が可能です。
インフォメーション（掲示板）
人事通知など、社内の通達事項やお知らせを掲載できます。発信する内容や部門ごとにカテゴリ分けできるので、メールでの共有と違って情報が埋もれることがありません。閲覧可能な人や公開日時の制限も可能です。
ワークフロー
上司の承認や担当部門への提出が必要な各種届出や申請書類を、迅速に作成して承認フローに乗せられます。承認は出先からでも可能なので、決裁業務がスピード化します。
文書管理
社内の規定集や契約書の雛形など、日々参照する重要な社内文書を一元管理できます。その都度、席を立って取りにいったり、ファイルサーバ上を検索する必要がないため、効率よく業務が行えます。
電子会議室
オンライン環境で、自由にメンバー間で意見交換が行えます。時間や場所の制約を受けないため、組織横断プロジェクトやバーチャル組織のコミュニケーションスペースとしても活用可能です。
ToDo
個人が担当する作業や依頼された仕事（タスク）、メンバーに依頼したタスクを一元管理できます。期日や重要度を一瞬にして把握可能で、作業が完了したかどうかも画面上で確認できます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？今回は、グループウェアについてやグループウェアを導入するメリットをご紹介しました。
グループウェアを選ぶときのポイントとしては、「クラウド型かオンプレミス型か」「国内製ツールか海外製ツールか」「導入目的に合った機能を搭載している」「扱いやすい操作性」などが挙げられます。それぞれの比較ポイントを意識してサービスを選定することで、導入に失敗するリスクを軽減できます。
また、上記のポイント以外にも、グローバル企業なら英語や中国語などの対応言語、初めてグループウェアを導入する企業なら初期設定や運用などのサポートがあるか、大手・大企業ならセキュリティ性は強いかなど確認しておくと良いです。
