臨時株主総会とは？議事録の書き方について解説

株主総会は、企業の所有者として株主が重要な事項を決定する会議になります。毎年決算後に行われるものは定時株主総会と呼ばれ、主に決算の報告等が行われます。これとは別に、それ以外の時期に重要な事項を決める臨時株主総会というものがあります。

そこで今回は、臨時株主総会についてや、その際に作成される議事録について解説していきます。

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株主総会「定時株主総会」「臨時株主総会」について

株主総会は、招集される時期によって「定時株主総会」と「臨時株主総会」の2種類に分かれます。

「定時株主総会」とは、毎事業年度の終了後、一定の時期に招集される株主総会です。株式会社には、定時株主総会の招集・開催が義務付けられています。定時株主総会のトピックは、事業報告や今後の見通しの説明などが主です。

定時株主総会とは別に、会社は必要がある場合にはいつでも、株主総会を招集できるとされています。このように、必要に応じて臨時に招集される株主総会を「臨時株主総会」といいます。臨時株主総会のトピックは、開催目的によってケースバイケースになります。

臨時株主総会を開催しなければならない時とは？

そもそも、定時にしても臨時にしても株主総会とはどのような会になるのでしょうか?これは、会社の株主が会社の基本事項である定款を決めたり、役員の選任をしたり、会社にとって重要な事項を決めたりする最高機関となります。つまり、取締役会よりも上位機関となりますので、取締役会で決められないようなものは株主総会で決めることになります。

この中でも臨時株主総会というのはより重要なことを決議する会となります。例えば、取締役は3名以上いないといけないとしているため、役員が死亡したり何らかの形で退任したりした際には速やかに取締役を補充しなければなりません。このような場合は臨時株主総会が開催されます。また、通常の株式の発行は取締役会で行われるのですが、特定の第三者に有利な金額で株式を発行する場合は、臨時株主総会を開催しなければなりません。これは、通常の価格であれば特に誰も損することはないのですが、有利な発行となると既存の株主に不利益が生じる可能性があるので、慎重な審議が必要となるからです。

臨時株主総会議事録の書き方について

上記は、臨時株主総会議事録のフォーマットの一例です。

臨時株主総会議事録は、定時株主総会議事録の書き方と基本的には同様ですが、「基本事項」「議案と内容」を記載することになります。

基本事項