顧客・取引先に対する退社時の挨拶メールの書き方やマナーについて解説

退職が決まったとき、仕事の関係でお世話になった人に今までのお礼をしっかり伝えるため、退職の挨拶をメールで送ることが一般的です。ただ、いざメールを送るとなると、「何をどう書けばよいのか」「いつ送るべきなのか」などと迷う方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、顧客・取引先に対する退職時の挨拶メールの書き方やマナーについて解説していきます。

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顧客・取引先に対する退職メールを送る際のマナー

基本的に、顧客・取引先に対する退社の挨拶は基本的に対面でおこなうのが理想です。しかし、取引先の支店が遠く離れている・引継ぎで手一杯になり訪問できる日程が確保できない・テレワーク中でそもそも出社していないなど、都合によっては直接挨拶できないこともあるでしょう。まずは直接ではなくメールでの挨拶になった非礼を詫びることがポイントです。

そして退職を伝える挨拶メールは、社内外に関わらず、お世話になった方への感謝の気持ちを伝えるという意味合いもあります。また、一度送信したメールは受信者が削除しない限り残る文書データです。送信前に、会社の愚痴や苦言などネガティブな要素は入っていないかを確認しましょう。退職後も、いつかどこかで一緒に仕事をする機会があるかもしれません。だからこそ、クリーンな印象を残す退職の挨拶をし、新しいステップに進みましょう。

顧客・取引先に対する退社時の挨拶メールは短めな内容で

退社の挨拶は、軽めにするのがよいとされています。失礼なく好印象な挨拶をするためにも、くどくなりすぎないようまとめるのがよいでしょう。

勤続年数が長かったり思い出深い職場だったりするとつい挨拶が長くなりがちですが、挨拶の場と送別会の場は別だとわきまえておきましょう。なぜなら、挨拶するのは通常の業務時間内であることが多く、一方的な思い出語りは業務の妨げになる可能性があるからです。メールでの挨拶であれば、長い文面になることで相手の時間を奪ってしまうこともあるでしょう。自分にとっては人生の転機となる重要な日であったとしても、相手にとって同じとは限りません。なるべく手短に感謝の気持ちを伝えることが、相手への思いやりにつながります。

顧客・取引先に対する退職メールを送るタイミング

社外向けに送る退職メールは、退職を公表してよい時期になり、後任が決まったタイミングで連絡するのが一般的です。場合によっては、直接出向いて挨拶をした方がよいことも考えられるので、先輩や上司などに相談し、判断を仰いだ上で対応してもよいでしょう。取引先には、しっかりと引き継ぎすること、最後まで仕事を全うすることなどを伝え、不安に思われないよう対応するようにしましょう。

顧客・取引先に対する退職メールの書き方と例文

書き方として、社外への退職メールは、退職の報告と引き継ぎを伝えることが重要であることです。退職日と最終勤務日、後任者の紹介や引き継ぎについてなどを明記します。後任者と一緒に取引先に訪問することもありますが、訪問しない場合は、メールに後任者の名前と連絡先を明記し、後日後任者から連絡する旨を伝えるとよいでしょう。退職するという連絡だけで、後任や引き継ぎについて何も書かれていないと、メールを受け取った側は不安を覚えてしまう可能性もあります。相手に不安や不満を残さないような対応を心がけ、会社の信用を損ねないように配慮しましょう。

また、取引先との関係性にもよりますが、社外宛の退職メールには、私用連絡先は書かないほうが無難です。また、転職先や退職理由についても、詳細に書くことは信用を損ねる可能性もあるので注意しましょう。

以下で、顧客・取引先に対するメールの例文をシーンごとに紹介します。

＜後日後任との訪問を前提としたメール＞

＜後日訪問なしを前提としたメール＞

退社挨拶メールで使えるフレーズ

・最後になりましたが、貴社のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。
・私事で大変恐縮ではありますが～
・本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶になりましたことをお詫び申し上げます。

取引先に退社挨拶をする場合は、個人対個人ではなく会社対会社の付き合いを前提に文面を作成することがポイントです。例え自分が退社することになっても、後任に万全を引継ぎをおこない、支障なく付き合いを継続することを前面に押し出していきましょう。

また、「私事ではありますが」などの枕詞を使い、唐突な切り出しにならないような配慮も必要です。

メールを送った後に電話でも一方入れておくのがおススメ

取引先の中で、頻繁に顔を合わせていたり、長く取引が続いていた相手には電話でも一方入れておくのがおすすめです。メールだけでも問題ありませんが、それでは簡素過ぎると感じた場合、電話も使うと良いでしょう。足を運べる距離にある取引先なら、直接挨拶をしに行くほうが無難です。しかし遠方の取引先であれば、電話を使って感謝の意を伝えましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか？今回は、顧客・取引先に対する退職時の挨拶メールの書き方やマナーについて解説しました。

退社の挨拶は、すっきり気持ちよく円満退社するために欠かせません。感謝の気持ちをきちんと伝えるためにも、気持ちよく自分を見送ってもらうためにも、事前に準備しておきましょう。直接挨拶に伺えない場合は、メールによる挨拶がおすすめです。今回紹介したマナーや例文を参考に、自分なりのアレンジを加えてみてはいかがでしょうか。

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