顧客・取引先に対する夏季休業のお知らせメールの書き方について解説（文例付き）

日本の多くの企業では、毎年8月中旬のお盆前後に夏季休業が設定されています。しかし、必ずしもすべての会社が同じ時期に休むわけではありません。全社一斉に休業するところもあれば、社員が交代で休暇を取るところ、場合によっては時期をずらした7月や9月に取るところもあるでしょう。その為、自身が夏季休業に入る際は、クライアントや関係者などに休暇に入る旨を報告しておかなければ、連絡の行き違いや対応の遅れなど、大きなトラブルを引き起こす原因になってしまうことがあります。

そこで今回は、顧客・取引先に対する夏季休業のお知らせメールの書き方を文例を交えて解説していきます。

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夏季休業のお知らせメールを送る際の基本

まずは、夏季休業のお知らせメールを送る際の基本についてお知らせします。

夏季休業のお知らせメールの一般的な構成

休業のお知らせをメールで送る場合、内容には以下のような情報を載せるようにします。

・休業期間
・休業明けの業務開始日
・休業中に代理で対応する社員もしくは緊急連絡先
・お詫びの言葉

お知らせメールを送るタイミング

夏季休業のお知らせを送る場合は、休みに入る1週間前までには送信しておきます。あまりに送るのが早すぎても、忘れられてしまう可能性がありますし、かといって休みに入る直前に送っても、急な案件に対応できない可能性があるからです。

特に、現在進行形で業務を請け負っているお客様に対しては注意が必要で、休みの期間も含めたスケジュールを組めるように、1ヵ月ぐらい前にお知らせしてもいいかもしれません。いずれにしても、自分が送られる側に立ったときに、違和感を覚えないタイミングで送るようにしてください。

休みの期間は正しく記載する

冒頭でもお伝えしたように、夏季休業は必ずしもすべての会社で同じ日程になっているわけではありません。そのため、お知らせメールを送る際は、自分の休みの期間を正しく書くようにしてください。ここが間違っていると、相手のスケジュールを狂わせてしまったり、連絡の行き違いなどによるトラブルの原因になったりすることとなります。

会社によっては、前半休み・後半休みといった形で、ずらして休みを取るケースもあると思いますが、自分以外にも対応できる人が出社しているのであれば、その日程も記載すると、より親切な印象を与えることができます。

休業中の連絡先はなるべく記載しない

急ぎの案件や相手への親切心から、休業中でも連絡がとれるようにと、プライベートの連絡先を記載するケースもありますが、あまりおすすめできません。自分自身の休みがつぶれてしまうのはもちろんですが、状況によっては、すぐに対応ができなかったり、実行不可能な業務もあったりするはずです。そうした中で、いたずらにお客様の期待値を上げてしまうと、対応できなかった際に信用を失ってしまうこともあります。休業は休業として、相手にもしっかり理解してもらうようにしましょう。

但し、どうしても重要な案件が休業と重なってしまったり、他の人で対応が難しい場合には自分の連絡先を入れましょう。

お詫びの言葉を入れる

休業をするのはもちろん悪いことではないですが、休業中に相手に迷惑をかけることをお詫びしましょう。「誠に勝手ながら」「恐縮ですが」「ご不便をおかけしますが」などと申し訳ないという気持ちを伝えましょう。

夏季休業のお知らせメール文例

ここからは、夏季休業のお知らせメール文例をご紹介します。

夏季休業のお知らせメール文例（標準）

夏季休業のお知らせメール文例（交代制）

夏季休業のお知らせメール文例（緊急連絡先）

夏季休業のお知らせメール文例（部署入れ）

件名：夏季休業のご案内（株式会社△△（会社名）／□□（苗字））

まとめ

いかがでしたでしょうか？回は、顧客・取引先に対する夏季休業のお知らせメールの書き方を文例を交えて解説しました。

夏季休業のお知らせを送る際は、何よりも連絡漏れをなくし、相手に自分が休みだということを正しく認識してもらうことが大切です。休むこと自体は悪いことではありません。しかし、相手がそれを知らず、連絡が行き違いになってしまった場合は、信用に傷をつけることにもなりかねませんので、十分に注意をしてください。

お知らせメールを送るのはもちろんですが、署名欄なども活用していきながら、効率的に連絡するようにしましょう。

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