皆さんの会社では印刷を自社で行っていますか？外注していますか？外注する場合、部数によっては自社で印刷するより費用が抑えられる場合もあり、特にネット印刷は安い価格で印刷を依頼することができます。
そこで今回は、印刷を外注するメリット・デメリットについて解説していきますので、印刷の外注を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
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目次
印刷を自社対応する場合と外注する場合の違いとは？
印刷を自社で実施する場合は、会社が所有している印刷機や複合機、プリンタなどを利用します。それに対して外注する場合は、印刷データを印刷会社に共有し印刷を実施してもらいます。
両者の違いの一つは、印刷業務に要する時間にあります。自社対応の場合は、元データのデザインや用紙の準備、印刷、製本、搬送などをすべて自社で実施する必要があるため、従業員が多くの時間を割いて印刷作業にあたる必要があります。その一方で外注は、印刷業者選定や打ち合わせに時間をかける必要がありますが、印刷の工程はすべて任せられるため、従業員の業務を大幅に削減できます。
また、コスト面においても違いがあります。少ない部数の印刷であれば自社内での印刷が安くなる一方で、大量の印刷物がある場合や、カラーインクなどを大量に利用する印刷の場合は、印刷会社を利用した方が安くなることもあります。さらに、自社内では対応できない印刷物でも、外注であれば対応できるという場合も多くあります。例えば、大型の印刷物であれば、自社内でその設備をそろえるのに多額の費用がかかりますが、外注であれば大型の印刷物でも比較的安い料金で印刷してくれます。
印刷会社に外注した場合のメリット・デメリット
ここからは、印刷を外注した場合のメリットとデメリットについて紹介していきます。
印刷を外注した場合のメリット
印刷の手間を省ける
いったん印刷会社に仕事を依頼すれば、その後はすべて印刷会社が代行してくれます。自社での印刷では従業員が多くの時間を割く必要がありますが、外注であれば会社の選定や依頼内容の伝達や見積もり確認、印刷会社との簡単なやりとりを行うだけで済みます。
質の高い印刷が期待できる
印刷会社では、高性能の印刷機を利用するため質の良い印刷が期待できます。また、スタッフは印刷に精通しているため、印刷物の不具合や手順の間違いなどが起こる可能性も下がります。
大量に注文すると自社対応よりも安くなる
少ない量の印刷であれば自社内での印刷の方が安くなることが多いのですが、大量の印刷物がある場合には外注した方が安くなる場合があります。それは印刷会社が消耗品などを格安の価格で仕入れているためです。印刷部数が増えれば増えるほど、外注した際のメリットが大きくなるため、印刷部数が多い場合には外注を検討してみるとよいでしょう。
多様な印刷媒体や印刷手法に対応
印刷会社では、企業向けの印刷機では対応できないサイズや印刷媒体に対応しています。例えば、大判ポスターの印刷やポップアップ印刷、枚数の多い製本印刷などは企業用の印刷機で対応が難しいのに対し、対応したサービスを提供している外注先であれば即座に対応してくれます。外注をうまく活用することで自社内の印刷だけでは作成できない印刷物を作成できます。
専門家からのアドバイスがもらえる
印刷会社には印刷のプロフェッショナルが在籍しています。印刷をする上で困っていることを相談すれば、これまでに培ったノウハウや最先端の技術を活用した解決法を提案してくれることもあります。結果としてコストを抑えられたり、利用者にとって価値のある印刷物を準備できたりするため、気軽に相談するとよいでしょう。
印刷を外注した場合のデメリット
印刷に費用がかかる
印刷を外注する際には、それに見合った費用がかかります。印刷サイズや用紙の質、印刷方法などによって異なる費用が必要です。少しでも安く印刷を済ませたければ、格安のサービスを提供いている印刷会社を選ぶことで解決できる場合もあります。
納品までに時間がかかる場合がある
外注の場合、印刷会社の選定、問い合わせ、印刷に関する打ち合わせ、見積もり、印刷、発送など各工程で時間がかかるため、印刷物を受け取るまでに時間がかかる場合があります。印刷物が必要な日からしっかりと逆算し、イベントや会議に印刷物が確実に間に合うように依頼するようにしましょう。短納期に対応している印刷会社を選ぶことで短期間での印刷物受け取りも可能です。
印刷を外注する際に気をつけるべき事とは？
印刷の外注には、気をつけるべきことがいくつかあります。ここでは、外注先の選び方や相談時の注意点を解説していきます。
目的に合った外注先を選ぶのが重要
外注する場合は、どのような印刷物を作りたいかを明確にしておく必要があります。それによって、外注先の選び方が変わってくるのです。
例えば、「書類や封筒などのシンプルな印刷をお得に素早く済ませたい」などの場合は、低価格で短納期が実現できるネット印刷がおすすめです。また、「クオリティの高いチラシを作りたいが、デザインが決まっていない」などの場合は、デザイナーが在籍し、事前相談ができるような印刷会社が向いています。
また、印刷会社の中でも加工方法が異なっていたり、目的の加工方法に対応できなかったりするケースも見受けられます。さらに、「チラシのデザイン実績が豊富」「どんな特殊用紙にも対応」など得意分野もそれぞれです。
価格が安いだけで決めない
印刷会社を選ぼうとしている人のほとんどは、価格の部分を見て依頼をすることが多いです。業者の中にも「安くて早い」を売りにしているため、そこに頼みたいと思ってしまいがちですが、それはNGです。
確かに、作る上で価格が安いのは重要ですが業者によって「価格によって品質が大幅に異なる」「納期までに間に合ったけど、低品質な印刷物になってしまった」などのリスクが生じてしまいます。
相談する際には的確に伝える
外注先に事前相談する場合は、イメージや要望を的確に伝えることが大切です。例えばチラシを依頼する場合、チラシを配る目的やターゲットなどを明確にしておくことで、依頼先に伝えやすくなります。自身のイメージができている場合は、それに近い見本を提示したり手書きで説明したりすれば、さらに伝わるでしょう。仕上がりのクオリティを上げるためには、依頼先とイメージを共有しておくことが重要です。納品後に後悔しないためにも、気になるところの質問もしっかりしておかなければなりません。
印刷物の目的やイメージを明確にし、思い通りの仕上がりを目指しましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか？今回は、印刷を外注するメリット・デメリットについて解説しました。
印刷の外注先は、ネット印刷、印刷会社それぞれにメリット・デメリットがあり、目的を明確にしておくことが重要になります。価格だけでは決めず、各外注先の強みを事前に把握し、目的に合った外注先を選びましょう。
