オフィスを立ち上げる時、手続きやビジネスで忙しくて備品が後回しになることは珍しくありません。備品の準備をついつい後回しにしてしまって、後から足りないものに気が付くケースもあります。必要となる最低限の備品は揃えておかないと、事業の進捗も滞ってしまいます。
そこで今回は、起業時に必要な備品リストをまとめましたので、起業や支店開設でオフィスを構える時の参考にしてみてください。
目次
オフィス用備品
筆記用具
シャープペンシル（鉛筆）やボールペン、サインペン、消しゴムなどの筆記用具も揃えておくべき備品です。黒だけでなく、赤や青など業務によっては色ペンも必要になるでしょうし、ペン芯の太さや濃さなども使い勝手を考えて選ぶべきでしょう。使用する場面を想像しながら、業務にぴったりの筆記用具を探してみてください。
文房具
筆記用具以外の文房具も、きちんと揃えておきましょう。はさみやカッター、修正ペン・テープ、セロハンテープ・のり、定規など、業務で使用する文房具はさまざまです。
パソコン作業が多いと言っても、文房具を全く使わないケースは稀ですし、手作業での仕事がなくなるわけではありません。使い勝手などを吟味しながら文房具を選んでみましょう。
ファイル
筆記用具や文房具を用意している人は多いですが、後で必要なことに気付くのがファイル関連です。
ファイルやクリアホルダー、デスクイントレー、名刺ファイルなどファイル関連のアイテムは多くの場面で必要になります。買い忘れがないようにリストに含めておきましょう。
事務用品
名刺や封筒、硬貨保管箱、キーボックスなど事務用品系のアイテムも準備を忘れがちです。これらもリストに含めておきましょう。
その他
コピー用紙や電池、電卓、USBメモリなど業務に使うものはほかにもあります。業務内容によって必要か否かは変わりますが、使う可能性があるものは事前にリストにまとめておくと安心です。
オフィス用家具／家電
起業したオフィスに必要なものとして、オフィス家具は欠かせません。オフィスの規模や雰囲気に応じて、フリーアドレスやスタンディングデスクなど、導入するオフィス家具の傾向を変えることをおすすめします。
オフィス家具
机やイス、パーテーション、ロッカー、本棚などが挙げられます。机やイスなどは中古で揃えることも可能ですし、レンタルやリースで賄うという手もあります。オフィス立ち上げまでに時間がない、なるべく費用を抑えたい方にはおすすめです。
オフィス家電
掃除機や冷蔵庫、テレビ、サーキュレーター、電子レンジ、電気ケトルなどが挙げられます。休憩所でお昼を過ごす社員もいるので、冷蔵庫や電子レンジはあると便利です。オフィスのスペースや社員数に応じて大きさ・容量などを決めるといいでしょう。
その他
複合機（コピー機やFAXなど）やビジネスフォン、タイムレコーダー、ラベルライター（テープライター）などが挙げられます。業務上、必要になるものもありますが、タイムレコーダーのようにシステムで代用できるものもあるため必要に応じて用意しましょう。
あれば便利なオフィス備品
必要ではなくても、あると便利なオフィス備品は数多くあります。以下、5つの備品をまとめたので、用意するかどうかの参考にしてみてください。
ホワイトボード
会議中や、不意に書くものが必要になったときなどに重宝します。また、プロジェクターと組み合わせれば簡易スクリーンとしても使えるため、パソコンの画面を共有しながら会議を進めることも可能です。
ホワイトボードは自立式だけでなく、壁に貼るタイプもあります。前者はスペースを取りますが、キャスターが付いていると移動できるため便利です。一方、後者は壁を利用するためスペースを削減でき、かつボードの大きさも比較的自由に選択できます。オフィスの規模や用途などから自社に合うものを選んでみてください。
工具
「オフィスに工具なんて必要なのか」と思われがちですが、新しいオフィス備品を組み立てる際などに役立ちます。また、デスクやイスなどすでに揃えている備品も、使い続けることでネジが緩んでガタガタする時も工具があれば安心でしょう。
このほか、電池を入れるタイプの家電は電池交換の際にドライバーが必要になることもあります。意外といろいろなシーンで活躍するため、オフィスに1セットあると便利です。
プロジェクター
プロジェクターとはBlu-rayやDVD、スマートホンやパソコンなどの映像や画像を専用のスクリーンや壁に投影するディスプレイ装置です。 プロジェクターを使用する目的は、「映像や画像を大画面にできること」です。 より迫力のある映像で楽しむことや複数の人で画面を共有することなどにとても適しています。
テーブルタップ・延長コード
オフィス内のコンセント数が少ないなら、テーブルタップや延長コードが必要になります。設置するパソコンやオフィス家電の数に応じて使い勝手のよいものを揃えておきましょう。
なお、電子機器の中には電源プラグが3つのものがあります。一般的なテーブルタップでは対応できないため、3Pプラグ専用を準備してください。
シュレッダー
個人情報の漏えいはどこから起きるかわかりません。書類や資料、手紙などを適切に破棄するためにも、シュレッダーはできるだけ用意しておくことをおすすめします。一度に複数の紙を処理できるシュレッダーや、紙以外にCDやカード類も処理できるシュレッダーもあるため、自社に適したものを選びましょう。
シュレッダーを設置するスペースがないという場合は、コンパクトタイプのものがおすすめです。電動タイプ以外にも、クルクル回して使う手動タイプやたくさんの刃がついたシュレッダーハサミもあるので、どれか一つは常備しておきましょう。
あったらオフィスが快適になる備品
オフィスが快適だと社員のモチベーションアップにもつながります。オフィスの快適さに役立つ備品を揃えて、日々の業務に彩りをプラスしましょう。
空気清浄機
オフィス内の二酸化炭素濃度が高まると、息苦しさや眠気を感じて業務効率が低下してしまう可能性があります。また、風邪やウイルスの蔓延にもつながるため、換気を徹底することが大切です。
窓を開けて空気を入れ替えることはもちろん、空気清浄機を併用すればより効果的に換気ができます。業務環境や社員の健康を守るためにも、ぜひ導入を検討してみてくださいね。
加湿器
室内の温度を維持するために、エアコンを稼働させているオフィスは多いですよね。エアコンはよい効果をもたらす反面、乾燥によって肌や喉にダメージを与えてしまいます。とくに冬場は空気が乾燥しがちなので、加湿器を設置して湿度を一定に保ちましょう。
オフィス全体をカバーできる大型のものから、USBでつなぐ卓上タイプもあります。空気清浄機と一体化したものもあるので、予算などから適切なものを選んでみてください。
冷蔵庫／電子レンジ
従業員が飲み物や食べ物を保存できるように冷蔵庫を設置するのも従業員に喜ばれます。また節約のためなどで自宅から食事を持参する人もいますので、食事を温めるために電子レンジを用意しておくといいでしょう。
ウォーターサーバー
水分補給は体調管理の一環といえるほど重要です。飲み物を持参する社員もいるでしょうが、オフィス内にウォーターサーバーがあればマメに水分補給ができるため便利です。
ウォーターサーバーにはお湯が出るタイプもあるので、身体が冷えたときに温かい飲み物を飲めたり、ランチタイムにインスタントのスープやカップラーメンなどを食べたりすることもできます。
コーヒーメーカー
従業員の休憩時はもちろん、来客時にも役立つ備品がコーヒーメーカーです。自宅用ならコンパクトなので置き場所に困らないですし、レンタルならコンビニなどよりも安く社員に提供できるでしょう。コーヒー党の社員が多いオフィスでは絶対に喜ばれるアイテムなので、ぜひ検討してみてください。
なお、来客を想定して置く場合は、来客用カップの用意も忘れずにしましょう。
観葉植物
新しいオフィスは整然としていてきれいですが、殺風景で温かみがないように見えてしまうこともあります。観葉植物を置けばオフィス内が明るく居心地のいい空間になります。
また、大きめの観葉植物はパーテーション代わりになるほか、外からの目隠しにもなるため、上手に活用してみましょう。購入以外にも、レンタルやリースがあるので、興味がある方は調べてみてください。
まとめ
今回ご紹介したのは一般的な備品リストであり、具体的なビジネスのニーズによって異なる部分があります。ビジネスの種類や規模、従業員の数などに応じて、さらに備品を追加するか、調整する必要があります。また、予算を考慮して、最も重要なアイテムを最初に購入することも重要です。
