起業時のオフィスとして最近人気なのが、「レンタルオフィス」です。テレビや雑誌などで頻繁に特集が組まれたりしているので、一度は耳にしたことがあるかと思います。しかし、具体的にどのようなサービスなのかご存知でしょうか。
そこで今回は、レンタルオフィスの概要やメリット・デメリットを中心に紹介します。
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目次
レンタルオフィスとは？
レンタルオフィスは一般的な貸事務所に比べて遥かに低予算で借りることができるレンタルによって利用できるオフィスの事です。
スペース内にはデスクや椅子など必要最低限のオフィス家具が設置されており、初期投資が抑えられることから、起業家のスタートアップオフィスとして利用者が増えています。
その他、共用のミーティングスペースやOA機器などを備えている施設が多く、受付スタッフが常駐している施設では来客時の対応などもおこなってくれます。
よく、レンタルオフィスとシェアオフィスとの違いについて聞かれますが、電話・受付サービス、郵便受けサービスなどは共通してますが、シェアオフィスは、作業場自体を共同で使ったりする形式のものを指す場合が多いですが、レンタルオフィスは通常のオフィスのように仕切られた空間で毎日仕事ができる環境になります。
シェアオフィスとの違いとは？
レンタルオフィスとシェアオフィスの最大の違いは、専用スペースがあるかないかという点です。レンタルオフィスは通常のオフィスと同じように、1つの区画を貸し切って完全な専用のスペースを確保するものです。
それに対して、シェアオフィスは1つの区画を複数の利用者で共有するシステムです。同じ区画内であれば専用のスペースはなく、フリーアドレス形式で利用します。自分のスペースを確保して集中して作業をしたい場合には不向きですが、家賃や光熱費などを抑えられるのは、シェアオフィスならではの大きなメリットです。
バーチャルオフィスとの違いは？
バーチャルオフィスとは、その名の通り“仮想”のオフィスです。住所や電話番号などの基本情報だけを借りるサービスのことを指します。
オフィスで実際に仕事をしているレンタルオフィスとは異なり、その住所で業務を行っているわけではありませんが、借りた住所を法人登記することも可能ですし、郵便物や電話の転送も可能です。業務上オフィスを借りる必要がなくても、取引先の信頼を得やすくするために、オフィスがあるようにアピールできるメリットもあります。
一般的なレンタルオフィスのサービス内容
レンタルオフィスによって細かいサービス内容は異なりますが、一般的に利用できる主なサービス内容は以下の通りです。
・受付・来客対応
・郵便物の受け取り
・会議室・ミーティングスペースの貸し出し
・ルームクリーニング
・インターネット回線の利用
これらのサービスは月額料金に含まれていて無料のところもあれば、オプションとして追加が必要な有料サービスのところもあります。 そのため、上記のサービスを利用する際には追加料金が発生するか事前に確認することが大切です。
レンタルオフィスのメリット
立地がいい場所にある
顧客を多く招く場合、一等地がいいですが、起業時だと料金などの問題で、一等地で場所を借りるハードルが高くなります。
レンタルオフィスの場合、都心の一等地に立っている場合が多いため、起業初期からビジネスに適した環境の中で仕事をすることが可能です。
初期費用を軽減できる
貸事務所の場合は、一般的に賃料の6～12ヶ月分を保証金として支払う必要がありますが、レンタルオフィスの場合は、賃料の1～3ヶ月分程度の保証金で良いため、初期費用を安くすることができます。
また、レンタルオフィスは、一般的にデスクや椅子などが常設されているので、備品購入などの費用も抑えることが出来ます。
セキュリティを保てる
個室の為、一定レベルのセキュリティは保つことが出来ます。
付属サービスも充実
電話・受付サービス、郵便受け、会議室など仕事をする上で必要なサービスも充実しています。
起業時に必要な登記や口座開設が比較的容易
レンタルオフィスの場合は、法人登記が可能な場合が多く、比較的簡易的に法人口座を開設することができます。
事務所サイズを変更出来る
起業時であれば小さい空間でいいですが、余裕ができたら大きなスペースに変更できるなど、事業拡大や縮小によって、同所在地内でスペースの変更ができる場合が多いのも特徴です。
レンタルオフィスのデメリット
情報管理
レンタルオフィスには、隣の会社（人）とのスペースが、パーテイションで仕切られただけの所もありますので、話し声が聞こえてきたりなどの情報管理が難しい場合があります。
付属サービスで料金が割高になる可能性がある
レンタルオフィスは様々な付加サービスがありますので、色々なオプションを追加していくと料金が必要以上に割高になることがあります。
改装や備え付けの家具や備品は取り替えられない
レンタルオフィスはあくまで、レンタルになりますので、自分の好きなように改装することや、家具や備品を入れ替えることもできません。
また、スペースも限られているため、広い在庫スペースが必要なビジネスには向いていません。
レンタルオフィスの選び方
コスト重視か、それともサービス内容か、または通いやすさか。レンタルオフィスを選ぶ際、重視するポイントは個々のビジネスによって異なってきます。
立地
駅から近い、移動に便利など、ビジネスの拠点となるオフィスにとって立地条件は重要です。利便性だけでなく、対外的イメージにこだわって立地を選ぶ方もいます。名刺やホームページに記載される住所によっては、クライアントに信用されやすかったり、反対に不安を与えたりする場合があるためです。
設備
オフィスにいる時間が長ければ長いほど、設備は充実しているに越したことはありません。会議室や落ち着ける休憩スペースなどのほか、最近ではシャワーブースやカフェ、郵便ポスト、イベントスペースが設置されたレンタルオフィスも増えています。高級感のある共用ラウンジや座り心地にこだわったチェアを揃えているところもあり、一流企業と比べても遜色ない快適なビジネス環境が整っています。逆に、外出が多く、机と椅子があればいいから安く済ませたいという人にとっては、必要最低限の設備のところが向いているかもしれません。
サービス
最近のレンタルオフィスのサービスは、とても充実しています。常駐するコンシェルジュが来客対応をしてくれたり、不在時の郵便物を代わりに受け取ってくれるといったサービスもめずらしくありません。ほかにも、フリードリンクやルームクリーニングなどのサービスがあります。たとえば来客の多い企業の場合、コンシェルジュサービスに注目して選んでみるのもいいでしょう。
コストパフォーマンス
最終的にはコストパフォーマンスの良し悪しで判断することになるでしょう。インターネット環境などはランニング費用に最初から含まれていない場合もあるため、本当に必要な設備・サービスが揃っているか、使わない機能がないか、費用に対して満足できるかなど、コストパフォーマンスの高さを考慮して、賢くレンタルオフィスを選びたいものですね。
レンタルオフィスがおススメのケースとは？
どのような働き方や業種の場合にレンタルオフィスがマッチするのでしょうか？
1人で起業する方や個人事業主
基本的に1人で完結する仕事の場合はレンタルオフィスがぴったりです。自宅で仕事をすると、住所を公開する際にプライバシーや信用力の面で不安がありますが、レンタルオフィスの住所を利用すれば安心。顧客や取引先からの信用も高まります。
また、1人で仕事をしている場合、電話対応や郵便物・荷物の受け取りなどの雑務も通常はすべて自分で行うことになりますが、レンタルオフィスの秘書サービスなどを利用して、業務を効率化し、自分は本業の仕事に集中することもできるでしょう。
スタートアップやベンチャー企業
社員数や業務内容などに応じて、オフィスに求める機能は変化します。急速な成長の可能性をもつスタートアップやベンチャー企業の場合、個室サイズを変更したり、オプションサービスを追加して業務を一部委託したりと、柔軟な使い方ができるのも魅力。1カ月単位で契約できるレンタルオフィスも多く、低リスクなのも強みです。
取引先からの信用力を高める意味でも、オフィスの立地は重要です。起業したばかりでも、都心の一等地にあるレンタルオフィスを利用すれば名刺の見栄えもよく、また会合や面会時にもいい印象を与えることができます。
企業の支店や営業所として
レンタルオフィスは支店・営業所としても活用できます。例えば地方展開を考えているときに、アクセスがよく通信環境の整った地方拠点があれば、商談や現地スタッフの採用などが円滑に進みそうです。海外進出の足掛かりとして、グローバルに展開するレンタルオフィス事業者の海外拠点を使われるケースも見られます。また、一般的な賃貸オフィスを利用する場合と比べて、立ち上げまでの時間を大幅に短縮できることもメリットといえるでしょう。
レンタルオフィスにおススメの業種は？
レンタルオフィスに合う業種としてまずあげられるのが、信用力を問われる士業です。弁護士や行政書士などが顧客を開拓するうえで、オフィスの所在地は信用度に直結します。個室スペースのあるレンタルオフィスは「事業所」として認められるため、開業の際も問題ありません。
このほか、業務内容の側面からレンタルオフィスが適した業種もあります。コンサルタント業や派遣業、IT関連の企業など、パソコンとインターネット環境があれば業務を遂行できる業態にレンタルオフィスは向いて適しています。また、外資系企業が、日本への事業進出に際し、レンタルオフィスからスタートするケースもよく見られます。
まとめ
レンタルオフィスには前述のようなメリット・デメリットがあります。ランニングコストを抑えられる事はもちろん、ビジネス一等地の住所や大きなオフィスビルが仕事場になることは対外的にもかなり有効的です。
但し、小さな会社がやっているレンタルオフィスの場合、廃業してしまう恐れがありますので、検討する際には注意しましょう。
