【ビジネスの基本】久しぶりメールの基本的な書き方や例文をご紹介

前回のやり取りからしばらく時間が空いてしまった相手へ送るビジネスメール、いわゆる「久しぶりメール」。書き方や使用するフレーズを間違えてしまうと、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。

また自分自身が起業した際に、直近で連絡を取っていない過去の取引先にメールをする時にも不快感を与えないようかつビジネスにつなげられるように考えて送る必要があります。

そこで今回は、久しぶりメールの基本的な書き方や例文などをご紹介してきます。

「久しぶりのメール」を使うタイミングは？

「久しぶりのメール」は、前回連絡を取ってから長期間空いてしまったときに使われる挨拶の言葉です。あくまで目安ですが、3か月程度連絡を取っていない相手であれば、「お久しぶりです」または「ご無沙汰しております」を付け加えると良いでしょう。

「久しぶりのメール」の基本的な書き方について

久しぶりの相手にメールを送る際、突然用件のみを連絡すると、メールを受け取った相手があなたのことを覚えていない可能性や、ぶしつけだと不快に感じさせる可能性があります。相手との関係性にもよりますが、以下のような点に気を付けておきましょう。

久しぶりの連絡であることがわかるようにする

取引先など、かしこまった方が良い相手であれば、連絡しなかったことのお詫びや、季節感のある言葉を混じえ、少し固めの印象で書いても良いでしょう。相手への気遣いや自身の近況などを書くのも良いと思います。

自分を思い出してもらうきっかけとなる文言を入れる

前回のメールから期間が空いた場合、自分のことを相手に忘れられている恐れもあります。やり取りをスムーズに進めるためには、送信者である自分を思い出し認識してもらうことが必要です。

本文には「○○の件でお取り引きいただきました・・・」や「3月のセミナーでご挨拶いたしました・・・」など、以前やり取りを行った時期や場所などの文言を明記しておくと効果的でしょう。

なぜ久しぶりに連絡したのか、意図や要件を伝える

これは久しぶりの相手に限りませんが、久しぶりに連絡したということは、何かしらの理由があるためです。相手が「わざわざ自分のことを思い出して連絡してくれたのだな」と感じるような一文があると良いでしょう。

ビジネスでは『ご無沙汰』を上手く使おう

例え、密にやりとりをしていたことのある親しい相手であったとしても、目上の人に「お久しぶりです」を用いるのは失礼とされています。相手への敬意を込めて「ご無沙汰」を使いましょう。

＜「久しぶりメール」で使用できる書き出しのフレーズ例＞

・ご無沙汰しております。
・大変ご無沙汰しております。
・久しくご無沙汰しております。
・長らくご無沙汰しております。
・ご無沙汰しておりますが、いかがお過ごしでしょうか。

「ご無沙汰しております」と共に「申し訳ございません」などのお詫びする文言を加えることで、より丁寧な印象を与えられます。

「久しぶりメール」の例文

久しぶりの相手に対するメールの例文は以下の通りです。

件名：

新商品のご案内【株式会社〇〇　営業部△△】

メール文：

というように、前に会った時期や場所などを明記することで思い出しやすくなります。

「久しぶりメール」を受け取った場合

メールは基本的に受け取ってから24時間以内に返すのがマナーであり、「久しぶりメール」の場合も同様です。「久しぶりメール」を送った側は「ちゃんと返信がくるだろうか」「不快な思いをさせていないだろうか」などと緊張している場合が多いので、なるべく早く返信すると親切です。

また、「こちらこそご無沙汰しており申し訳ありません。」などの言葉を添えると、相手への気遣いを示せます。

自分が起業した際に過去の取引先に対しての「久しぶりメール」の注意点

自分が会社を設立した際は、これまでお世話になった事業主や会社、取引先などに挨拶メールをお送りすればビジネスにつながる可能性があります。

友人や知人と違って、直近で連絡を取っていない取引先については相手も忘れている可能性がありますので、「ご無沙汰しております」などのフレーズではなく、「（会社名）在籍中にお世話になりました」など具体的、印象に残るような挨拶メールを送れば、相手方も認識するでしょう。

自分が起業した際に過去の取引先に対しての「久しぶりメール」の例文

件名：

メール文：