コミュニケーションの新たな時代へ！ビジネスチャットのメリット・デメリット解説

昨今のビジネスの世界ではコミュニケーションの形が新しくなってきています。

これまでは、対面、電話、メールでのコミュニケーションが主流となっていましたが、これからの仕事におけるコミュニケーション手段は、「ビジネスチャット」になっていくことは間違いありません。

「メールや電話に比べて気軽にコミュニケーションが取れる」「働き方改革を支えるツールとして業務効率化による生産性向上」という理由で、導入する企業が増えています。

今回は、社員間や対顧客などのコミュニケーションツールとして使える「ビジネスチャット」について解説します。

ビジネスチャットとは？

ビジネスチャットとは、社内の情報共有を効率化するコミュニケーションツールで、FacebookやLINEなどの個人向けに普及したSNS・チャットサービスの仕組みや機能をビジネス用に応用したものです。

顧客とのやり取りや、会社内の部署間、拠点間などのさまざまなシーンでのコミュニケーション促進やノウハウの蓄積などに活用できます。

ビジネスチャットのメリット

最大のメリットは、コミュニケーションのスピード早くなることです。

ビジネスチャットは、メールのように決まった言い回しがありませんので、メールより気軽にコミュニケーションを取ることができ、時間や場所を選ばないというメリットがあります。

その他、メールや電話でのコミュニケーションは１対１が基本となりますが、ビジネスチャットでは複数の人とリアルタイムでコミュニケーションを取ることができるため、仕事の効率化、生産性が上がります。

ビジネスチャットのデメリット

最大のデメリットは、対面でのコミュニケーションが減少してしまう事です。

メッセージのやり取りでコミュニケーションが完結してしまうケースが多いため、面と向かってコミュニケーションを取る機会が減ってしまいます。

その他、メッセージを気軽に遅れてしまう為、休日や業務時間外にもメッセージを送ってしまうということがあり、公私の区別がつきにくくなります。

ビジネスチャットの選び方と注意点について

ビジネスチャットの選び方と注意点を6つご紹介します。

クラウド型か、オンプレミス型か？

ビジネスチャットツールには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。どちらがいい、どちらが悪いということはないので、目的やニーズに合わせて選びましょう。

クラウド型

インターネットがあれば利用可能でインターネット環境さえあればいつでもどこでも利用できるので、外部クライアントとのやり取りにも使えます。

オンプレミス型

オフライン環境でも利用可能であり、サーバーを自社で構築するタイプです。社内サーバーで運用するので、オフライン環境でも利用可能で、より強固なセキュリティーを築けます。自社で構築するため導入ハードルは高いものの、カスタマイズ性の高さはオンプレミス性のメリットといえるでしょう。

ストレージや利用人数の下限・上限は？

ビジネスチャットツールには、利用できる人数の上限や下限、ストレージの制限が決まっています。社員の人数は常に一定ではないので、増減することも加味しながら利用プランを選びましょう。

利用料金は？

ビジネスチャットツールのなかには、無料で利用できるものと有料のものがあります。特に法人で導入する場合は有料版がほとんどですが、一定期間無料お試しが可能な場合もあるので、よく確かめましょう。

セキュリティー

特にクラウド型の場合、セキュリティーの堅牢性はよく確認しましょう。仕事上のやり取りをするプラットフォームなので、情報漏洩が発生するとクライアントとの守秘義務がある情報が漏洩する可能性は否定できません。クライアントからの信用を失わないためにも、ビジネスチャットツールのセキュリティーは重視すべきです。

共有できるファイルの拡張子は？

共有できるファイルの拡張子も確認するといいでしょう。最悪の場合はzipで凍結すればビジネスチャットツール上でやり取りできる場合がほとんどですが、いちいちzipで凍結・解凍するのは手間がかかります。

また、画像や動画などはパソコンにダウンロードしなくてもチャットツール上で確認できれば、ダウンロードの手間を省略可能です。

使いやすさ

ビジネスチャットツールは慣れも大事ですが、慣れを抜きにした使いやすさも重視しましょう。「機能が多く、すべてがビジネスチャットツール内で完結するから使いやすい」のか、「機能が少なく、シンプルだから使いやすい」のか、判断は企業やチームによって異なります。無料版でいくつか試すなどして、どんなビジネスチャットツールが使いやすいのかよく考えましょう。

起業家にお勧めのビジネスチャットサービス

Hangouts Chat

Hangouts Chat HP

Hangouts Chatは、2018年2月にGoogleがリリースしたビジネスチャットで、世界の25カ国で400万以上の企業が導入しています。

Googleが提供するグループウェアツールのG Suiteに登録をすれば、利用することができ、Googleドライブ内のドキュメントやスプレッドシート、スライドなどの機能と共有が可能になります。

Slack

Slack HP

Slackはサンフランシスコに拠点を置くSlack Technologies社が2014年に公開した、チーム用コミュニケーションツールです

Slack(スラック)は2013年にアメリカでリリースされ、日本語版は2017年にリリースされました。無料から始められ、カレンダーやタスク管理、ファイル共有などのさまざまなアプリと連携する事が可能です。

ChatWork

ChatWork HP

ChatWork株式会社は、旧社名である株式会社EC studioとして2000年に創業し、ITによる業務効率化を中心にビジネスを展開している、創業15年を超えるスタートアップです。

「ChatWork」は2011年にリリース後、18万5,000社以上の導入実績を誇る、国産のビジネスチャットツールです。

まとめ

現在、日本国内の働き方改革が進み、いかに短期間で仕事の成果を出すことを問われてきています。また、近年の人工知能、自然言語処理の発展にともない「チャットボット（chatbot）」と呼ばれる「自動会話プログラム」も注目を集めています。

今後、IT企業やスタートアップ・ベンチャー企業などを中心にメールに代わる社内のコミュニケーションツールとして拡大することは間違いありませんので、今からでもチェックをしておきましょう。

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