新年のあいさつメールで関係強化：顧客・取引先向けの書き方と文例

年末の挨拶は、顧客・取引先との良好な関係を保つために重要な役割を果たします。できれば直接対面で伝えることが望ましいですが、現在のコロナ過や忙しい時期という事で、難しい場合も多いでしょう。そんなときにおすすめなのが「年末の挨拶メール」です。

そこで今回は、顧客・取引先にも気持ちよく年を終えられるようなメールの書き方を解説していきます。

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年末の挨拶メールを送る理由とは？

年末の挨拶メールは、1年の感謝の気持ちを伝えるほか、年末年始の会社の休業期間を知らせたり、来年度も良好な関係を築きたい旨を伝えるために送ります。最近では経費削減やスマホが普及したなどの理由で、はがきや手紙からメールに移行している企業も多く、年末の挨拶メールがよく利用されるようになりました。

またここ数年は新型コロナウイルスの影響もあり、挨拶に伺うのが特に難しい状況にあります。挨拶メールであれば、接触することなく挨拶できるので、万が一のことがあっても先方にご迷惑をかけることもありません。対面が難しい状況でも、挨拶メールであれば感謝の気持ちや必要事項を伝えられるので、ぜひ利用するようにしましょう。

年末の挨拶メールを送るタイミングについて

年末の挨拶ではありますが、顧客・取引先にメールを送る時期は年末を避けましょう。各企業、年末の休みに入る前にやっておかなければならない業務があるため、挨拶と合わせて年末年始の休みを伝えておきます。

メールを送るタイミングは、年内の最終営業日から1週間前から3日前までには送るのがベストです。取引先の最終営業日を把握している場合は、先方の営業時間に合わせて送ります。余裕を持って送ることで、問い合わせや納品などの用件でも急ぐことなく業務を行えるでしょう。

先方から送られてきた場合は、なるべく早めに返信をしましょう。本来であれは自分から先に送る方が好ましいですが、連絡をいただいたら、日頃の感謝と、自社の連絡事項を伝え、スピーディーに対応しましょう。

件名やメールの構成

ここからは、年末挨拶メールの件名やメール内容の構成について解説していきます。

件名の書き方

年末の挨拶メールを送るときには、件名にも気を配りましょう。

・「年末のご挨拶(△△会社〇〇太郎) 」
・「年末年始の営業のご案内(△△会社)」

上記のように件名は簡潔に、相手に内容と送り先が伝わるように書きましょう。件名に担当者の名前を含めることで、事務的な印象から丁寧な印象へと変わります。忙しい年末だからこそ、わかりやすさと丁寧さが相手に伝わるように心がけましょう。

年末挨拶メールの基本構成

まずはメールを送る際の基本構成を覚えておきましょう。以下、簡潔にわかりやすく必要なことを記載しておきます。

・挨拶と自己紹介
・今年分の感謝とお礼
・今年の最終営業日のお知らせ
・年末年始の休業期間のお知らせ
・来年に向けての挨拶

顧客・取引先に対する年末の挨拶メールの例文

ここからは顧客・取引先向けの具体的な挨拶メールの例文をご紹介します。

例文①

一般的なご挨拶のメールです。感謝の気持ちや休業期間などの要点を伝える内容になっています。

例文②

仕事のエピソードを入れることで、更に感謝の気持ちを伝えることができます。一人ひとりの顔を思い浮かべながら書くことで、丁寧な年末メールに仕上げることができます。

例文③

感謝の気持ちや休業期間などの要点に加え、来年に向けての展望や健康を気づかう一文を入れることで、受け取った側がより好印象に感じられるでしょう。

年末の挨拶メールの注意点

ここからは送るときに気をつけたい注意点をご紹介します。

一斉送信（CC）は使用しない

CCで一斉送信すると、送信したすべての人のアドレスが、お互いに見ることのできる状況になってしまいます。メールアドレスは大事な個人情報なので、たくさんのお客様に向けたメールであっても使用しないようにしましょう。また、一斉送信の内容は相手にも伝わります。1年の感謝の気持ちを込めて、なるべく個別にメッセージを送るようにしましょう。

丁寧な敬語と、正しい語句を使用する

1年の締めくくりの挨拶なので、丁寧な敬語と、正しい語句で送るようにしましょう。間違えた日本語や敬語を使用すると、失礼にあたったり、稚拙な印象を与えてしまったりとビジネス面でもマイナスに働くことにもなりかねません。メールが出来上がったら、誤字脱字等がないかのチェックを行ってから送信しましょう。

業務の負担にならないよう注意する

送る相手が多くなると、メール作成にかかる時間も多く必要になります。メール作成の時間が就業時間を圧迫して業務に影響がでてしまうと、多方面に迷惑をかけることになります。送信先の数や必要工数に応じて、例文やテンプレートを活用し、効率的にメールを作成するようにしましょう。

送る相手が多い場合は、接点が多い人や日ごろからお世話になっている人を優先するなど、優先順位を決めることも必要です。日頃の業務の負担にならないよう注意しましょう。

年末の挨拶メールを忘れてしまった場合

もし年末の挨拶メールを送るのを忘れてしまった場合は、仕事始めの朝に新年の挨拶メールを送りましょう。新年の挨拶は、1月7日を越えないように注意しましょう。

新年の挨拶メールを送る際の注意点は？

新年の挨拶メールを送る際は、旧年中にお世話になったお礼と新年の変わらぬお付き合いをお願いする言葉を記します。年末の挨拶ができなかったことに対するお詫びの一文を添えるようにしましょう。

年末の挨拶によく使うビジネスフレーズ集

最後に、年末の挨拶でよく使うフレーズを紹介します。文例にアレンジして使ってみてください。

時候の挨拶・季節の挨拶の言葉

・歳末の候、今年も〇〇日を残すのみとなりましたが、ご清栄のことと存じます。
・師走の慌ただしい季節となりましたが
・いよいよ年の瀬も押し詰まり、お忙しいことと存じます。
・年の瀬を迎えご多忙の日々をお過ごしのことと存じます。
・いよいよ今年も年の瀬を迎え、気ぜわしい毎日をお過ごしのことと存じます。

感謝の気持ちを表す言葉

・本年1年間お力添えを賜り、心から感謝申し上げます。
・本年も格別のご厚情を賜り、厚くお礼申し上げます。
・今年1年、多大なご協力をいただき、心より感謝申し上げます。
・いつも一方ならぬお心づかいをいただき、深謝申し上げます。
・日ごろはお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。

健康・繁栄を気遣う言葉／結びの言葉

・来る年の貴社の繁栄と皆様のご多幸を心よりお祈りいたします。
・貴社のご繁栄と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
・お元気でよい年をお迎えください。
・来年も変わらぬご指導（ご愛顧）を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
・来年も何かとお世話になることと存じますが、よろしくお願い申し上げます。
・引き続きご厚誼を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

まとめ

年末の挨拶は、直接会って挨拶をすることも大切ですが、気持ちのこもったメールでも十分伝わります。年末の挨拶メールは毎年必要なので、自分が伝えやすい定型文を決めて、忙しい年末でも忘れずスピーディーに送るコツを身に付けましょう。

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